Правила деловой переписки
Для успешного общения с коллегами-иностранцами по рабочим вопросам понадобятся знания делового английского, а также соблюдение этикета переписки по электронной почте. Предлагаем проверить, знакомы ли вам основные правила, которые стоит соблюдать.
Во-первых, нужно писать содержательные заголовки: по ним люди смогут определять, по какому вопросу вы обращаетесь и, соответственно, насколько безотлагательно вам необходимо отвечать. Кроме того, хороший заголовок поможет позже найти ваше письмо среди остальных.
Во-вторых, сам вопрос стоит изложить максимально кратко и доступно, чтобы человек не тратил свое время, пытаясь понять, что вы от него вообще ожидаете, какой реакции. Желаемую реакцию лучше, по возможности, прописать в письме.
Третье – соблюдайте банальные правила приличия: не забывайте поздороваться и подписаться в конце сообщения, и желательно, чтобы и приветствие, и прощание не были слишком неформальными. Не стоит также перегибать палку и злоупотреблять шутками и юмором в деловых вопросах
Четвертое – будьте грамотны: перечитайте свое сообщение, прежде чем отсылать, поищите ошибки, опечатки, проверьте, насколько понятно написанное, нет ли там чрезмерного использования восклицательных знаков или злоупотребления верхним регистром.
Пятое: цените безопасность. О том, что вы делаете вложение в письмо, лучше предупредить. Как минимум, человек будет знать, что к письму что-то приложено, и что он получает это не от хакеров. Кроме того, не стоит использовать массовую рассылку копиями, где каждый получатель сможет увидеть адреса остальных. И очень невежливо отвечать на подобное групповое письмо всем, если ваш ответ необходим только отправителю. Также не стоит пересылать конфиденциальную информацию. Да и полезно учитывать, что все, что вы напишете, может быть прочитано третьим лицом.
Шестое: не будьте назойливыми. Во-первых, в уведомлениях, что вы получили письмо, чаще всего, нет смысла, так что автоответчик стоит использовать разве что, если вы отправились в отпуск. Во-вторых, не стоит отправлять много сопроводительных писем, интересуясь, дошло ли первое: если вам не ответили после первого, то человек просто не заинтересован, и все последующие будут только досаждать ему. Одного сопроводительного письма или звонка достаточно, если вам очень необходим ответ.