Как написать грамотное электронное письмо
Электронное письмо сегодня уже далеко не самый эффективный и быстрый способ связаться с человеком, но оно по-прежнему остается едва ли не самым популярным. Мы уже рассказывали, как неумение грамотно писать может вредить делу. Сегодня же предлагаем несколько советов о том, как написать хорошее и эффективное электронное письмо, которое приятно читать и на которое хочется ответить.
В первую очередь, стоит обратить внимание на заголовок письма. Он должен раскрывать как можно больше сути, при этом оставаться кратким. Так респондент сразу увидит, по какому вопросу вы к нему обращаетесь, а само письмо не затеряется среди множества остальных, если ответ потребует времени – его можно будет очень быстро найти. Исследователи Campaign Monitor рекомендуют выложить весь смысл в пределах 65 символов.
Само письмо также должно быть максимально кратким, при этом содержать всю необходимую информацию: кто вы, откуда, почему пишете, чего ожидаете в ответ и почему. Если все это перерастает в огромный бессвязный рассказ, вы рискуете зря потратить драгоценное рабочее время человека, которому предстоит читать это письмо. А ведь, скорее всего, он их получает немало за день. Уважение к чужому времени располагает к себе. Количество предложений, безусловно, очень зависит от самого вопроса, но «золотую середину» обычно устанавливают на уровне пяти предложений: чуть меньше может сойти за фамильярность, а больше может быть просто лишним.
Сам текст желательно разбить на абзацы, а где необходимо перечисление чего-либо, это лучше оформить в виде маркированного списка. Кроме того, текст желательно прочитать еще минимум раз, чтобы исключить ошибки правописания и грамматики. Хорошо оформленные тексты легко читать, а это делает ваше сотрудничество приятным. Напоследок не забудьте проверить, действительно ли вы прикрепили и добавили все, что обещали в теле письма. Очень часто людям приходится тратить время на то, чтобы запросить еще раз нужную ссылку или файл.
Другая маленькая, но немаловажная деталь: всегда уточняйте, каких действий вы ожидаете от своего респондента. Это может казаться очевидным вам, но совсем иначе – другому человеку. И он может попросту проигнорировать ваше сообщение, если ему не понятно, что делать с полученной информацией, и нужен ли ответ вообще.
Грамотные сотрудники – одна из составляющих успешного бизнеса. И если вы хотели бы повысить уровень знаний своих коллег, стоит рассмотреть вариант корпоративных курсов английского.