Як написати грамотний електронний лист
Електронний лист сьогодні – вже далеко не найефективніший та найшвидший спосіб зв’язатися із людиною, але він і досі залишається чи не найпопулярнішім. Ми вже розповідали, як невміння грамотно писати може зашкодити справі. Сьогодні ж пропонуємо кілька порад щодо того, як написати гарний та ефективний електронний лист, який приємно читати і на який хочеться відповісти.
В першу чергу слід звернути увагу на заголовок листа. Він має розкривати як можна більше суті, при цьому залишатися коротким. Так респондент одразу побачить, з якого питання ви до нього звертаєтеся, а самий лист не загубиться серед багатьох інших, якщо відповідь потребує часу – його можна буде дуже швидко знайти. Дослідники Campaign Monitor рекомендують викладати весь сенс у межах 65 символів.
Сам лист також має бути максимально коротким, при цьому містити всю необхідну інформацію: хто ви, звідки, чому пишете, чого очікуєте у відповідь і чому. Якщо все це стає величезною безладною оповіддю, ви ризикуєте дарма витратити дорогоцінний робочий час людини, якій належить читати цей лист. А їх, скоріш за все, вона отримує чимало. Повага до часу інших приваблює людей. Кількість речень, звісно, дуже залежить від, власне, питання, але «золоту середину» зазвичай встановлюють на рівні п’яти речень: трохи менше може здатися фамільярністю, а більше може бути просто зайвим.
Сам текст бажано розбити на абзаци, а де необхідний перелік чогось, краще оформлювати у вигляді маркованого переліку. Крім того, текст бажано перечитати ще мінімум раз, щоб виключити помилки правопису та граматики. Добре оформлені тексті легко читати, а це робить вашу співпрацю приємною. Наостанок не забудьте перевірити, чи справді ви прикріпили все, що обіцяли, у самому листі. Дуже часто людям потрібно витрачати час на те, щоб попросити ще раз потрібне посилання або файл.
Інша маленька, але важлива деталь: завжди уточнюйте, яких дій ви очікуєте від свого респондента. Це може здаватися очевидним вам, але зовсім інакше – іншій людині. І вона може просто проігнорувати ваше повідомлення, якщо їй не зрозуміло, що робити з отриманою інформацією, і чи потрібна відповідь взагалі.
Грамотні співробітники – одна зі складових успішного бізнесу. І якщо ви хотіли б підвищити рівень знань своїх колег, слід розглянути варіант корпоративних курсів англійської.