Коли надсилати повторний лист
Добрі знання ділової англійської можуть допомогти позбутися багатьох проблем при взаєморозумі з колегами та партнерами. Але все ж у діловому середовищі бувають випадки, коли не зрозуміло, що робити. Наприклад, ви відправили важливий лист і дуже чекаєте відповіді, а її все немає. Коли вважається ввічливим направити повторний, follow up лист? Пропонуємо розібратися із цим питанням.
Статистика Yesware говорить про те, що більшість листів, котрі отримують відповіді, відкриваються у день надходження, а відповідь надсилається протягом доби після цього. Так що цілком виправдано очікувати відповіді протягом дня-двох з моменту відправлення оригінального повідомлення.
Вже після цього часу вважається ввічливим відправити повторний лист. Ця ж статистика показує, що після цього кроку ще є шанс у 21% випадків отримати відповідь. А найбільш наполегливим, які продовжують шукати контакту, відповідають у 25% випадків. Але окремі ситуації заслуговують особливої уваги.
Якщо ви відправили через онлайн-форму резюме на вакансію, через пару діб ви можете відправити HR-менеджеру короткий лист, у якому можна вказати, що ви відправили резюме, чому вас слід узяти на роботу (які у вас якості, що потрібні у роботі), а також наскільки для вас важливе це місце. Але більше одного повторного листа відправляти буде неввічливо.
Після першої розмови по телефону з можливим роботодавцем, можна написати лист подяки у той же день. А якщо протягом кількох наступних не було контакту, можна надіслати повторний лист, уточнюючи, у який термін та як буде проходити відбір кандидатів.
Те ж саме стосується і інтерв’ю – вважається гарним надіслати лист подяки у день самої співбесіди, а от повторний вже слід відправляти лише після заздалегідь оговореної під час інтерв’ю дати, коли повинні стати відомими результати, або через 10 днів. У цьому листі можна ще раз поцікавитися періодом та порядком відбору кандидатів, дізнатися, чи немає яких-небудь новин у цьому напрямку. Якщо ви не отримали відповідь протягом ще 10 днів, можна написати ще раз.
Якщо під час конференції чи у інтернеті ви знайшли цікаву людину та відправили свою ділову пропозицію зі своїми даними, то слід почекати приблизно тиждень, перш ніж знову нагадувати, що ви шукали контакт, а також чим ви можете бути корисні і про що хотіли поговорити. Іноді у таких випадках можна додати певну корисну цій людині інформацію, наприклад, посилання на статтю, котра, як вам здається, може її зацікавити.
Для пошуку контакту можна писати чи не щонеділі. Але якщо вам не відповіли вже на два або три листи, можна у наступному поцікавитися, чи не хоче людина, щоб ви залишили її у спокої, чи ж просто вона занадто зайнята для відповіді або зустрічі.
Пам’ятайте: іноді така ввічлива настирність – це те, що відділяє «так» від «ні».