Правила ділового листування
Щоб успішно спілкуватися із колегами-іноземцями з приводу робочих питань, знадобляться знання ділової англійської і етикету електронного листування. З кількома найактуальнішими аспектами останнього пропонуємо ознайомитись просто зараз.
Перш за все, слід звернути особливу увагу на заголовок: якщо його писати правильно, людина одразу розуміє, з приводу якого питання ви пишете і чи потрібно відповідати негайно, чи є час на роздуми. Крім того, гарний заголовок дозволить знайти потрібний лист серед усіх інших у пошті.
По-друге, краще усього своє питання висловлювати якнайкоротше, щоб людина могла не гаючи зайвого часу зрозуміти, що саме вам потрібно від неї. При цьому, бажану реакцію можна написати і у самому листі.
По-третє, будьте ввічливими. Не слід забувати вітатися та підписуватися під листом (і бажано, щоб і вітання, і підпис були професійними). Якщо не впевнені, краще не використовувати гумор: це досить індивідуальне поняття, дещо може образити людину, а щось просто буде для неї банально незрозумілим.
Четверте – це грамотність, яка асоціюється із повагою до співбесідника. Не буде зайвим ще раз перечитати листа і вправити можливі помилки або неточності. Ще однією ознакою поваги буде відсутність у листі надмірного вживання знаку окликів та написів великими літерами.
По-п’яте: враховуйте аспекти безпеки. Якщо додаєте вкладення до листа, попередьте про це людну: так вона по-перше, зверне увагу на те, що щось прикріплене, по-друге, знатиме, що це саме від вас. Не робіть масової розсилки із публічним перерахуванням адрес, а також не відповідайте одразу усім, якщо ваша відповідь потрібна лише тому, хто написав листа. Не пересилайте конфіденційну інформацію і завжди зважайте на те, що ваша кореспонденція може бути прочитана третьою особою.
Шосте: не слід бути надто настирливим. Повідомлення про те, що ви отримали листа і скоро на нього відповісте, навряд чи когось цікавлять, тому автовідповідач краще використовувати лише тоді, коли ви їдете у відпустку. І не слід надсилати багато супроводжуючих листів, навіть якщо вам дуже хочеться дізнатись, чи отримала людина ваше повідомлення і що вона про це думає. Одного супроводжуючого листа або дзвінка більше, ніж досить.