English Preparation Centre

Лицензия UAPC0121

Ярославов Вал, 13/2-б
  Золотые Ворота
info@cambridge.ua

(044) 580 33 00

(095) 580 33 00

(063) 580 33 00

(098) 580 33 00

27.11
2016

Как написать грамотное электронное письмо

Eye icon Spinner

Электронное письмо сегодня уже далеко не самый эффективный и быстрый способ связаться с человеком, но оно по-прежнему остается едва ли не самым популярным. Мы уже рассказывали, как неумение грамотно писать может вредить делу. Сегодня же предлагаем несколько советов о том, как написать хорошее и эффективное электронное письмо, которое приятно читать и на которое хочется ответить.

В первую очередь, стоит обратить внимание на заголовок письма. Он должен раскрывать как можно больше сути, при этом оставаться кратким. Так респондент сразу увидит, по какому вопросу вы к нему обращаетесь, а само письмо не затеряется среди множества остальных, если ответ потребует времени – его можно будет очень быстро найти. Исследователи Campaign Monitor рекомендуют выложить весь смысл в пределах 65 символов.

Само письмо также должно быть максимально кратким, при этом содержать всю необходимую информацию: кто вы, откуда, почему пишете, чего ожидаете в ответ и почему. Если все это перерастает в огромный бессвязный рассказ, вы рискуете зря потратить драгоценное рабочее время человека, которому предстоит читать это письмо. А ведь, скорее всего, он их получает немало за день. Уважение к чужому времени располагает к себе. Количество предложений, безусловно, очень зависит от самого вопроса, но «золотую середину» обычно устанавливают на уровне пяти предложений: чуть меньше может сойти за фамильярность, а больше может быть просто лишним.

Сам текст желательно разбить на абзацы, а где необходимо перечисление чего-либо, это лучше оформить в виде маркированного списка. Кроме того, текст желательно прочитать еще минимум раз, чтобы исключить ошибки правописания и грамматики. Хорошо оформленные тексты легко читать, а это делает ваше сотрудничество приятным. Напоследок не забудьте проверить, действительно ли вы прикрепили и добавили все, что обещали в теле письма. Очень часто людям приходится тратить время на то, чтобы запросить еще раз нужную ссылку или файл.

Другая маленькая, но немаловажная деталь: всегда уточняйте, каких действий вы ожидаете от своего респондента. Это может казаться очевидным вам, но совсем иначе – другому человеку. И он может попросту проигнорировать ваше сообщение, если ему не понятно, что делать с полученной информацией, и нужен ли ответ вообще.

Грамотные сотрудники – одна из составляющих успешного бизнеса. И если вы хотели бы повысить уровень знаний своих коллег, стоит рассмотреть вариант корпоративных курсов английского.

Rate this post