Business meeting на английском от А до Я

Деловые встречи — неотъемлемая часть работы в команде и ведения любого бизнеса в современном мире ⌚ Во время таких встреч принимаются важные решения, людей повышают, нанимают на работу, увольняют, подписывают соглашения и так далее. Впрочем, если meeting организовано плохо, он может превратиться в бесполезную трату времени и усилий.

Кроме того, большое количество встреч проводится на английском. Иногда люди чувствуют себя растерянными и не уверенными даже, если нужно провести встречу на родном языке. Если это не про вас, все равно выражать свои мысли и идеи эффективно на английском или вести собрание на этом языке может быть трудно даже акулам бизнеса.

Предлагаем подборку полезных фраз и советов, которые помогут с легкостью справиться с проведением и участием в business meeting и подтянуть бизнес английский.

Начало встречи, знакомство

Поздоровайтесь с присутствующими и представьтесь, если вы не знакомы. Используйте следующие фразы:

• Good morning/afternoon, everyone — Доброе утро / день всем.
• If we are all here, let’s get started / start the meeting / start. / Let’s begin — Если мы все здесь, давайте начнем.
• I’d like to welcome everyone — Приветствую всех.
• Since everyone is here, let’s get started — Поскольку все здесь, начнем.
• I’d like to thank everyone for coming today — Я хотел бы поблагодарить всех, кто пришел сегодня.
• I’m (your name). I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people — Меня зовут (имя). Я постараюсь не затягивать, поскольку знаю, что вы все занятые люди.

Для эффективного обсуждения во время встречи или совещания важно, чтобы присутствующие были хорошо знакомы друг с другом. В идеале они должны назвать свое имя, должность в компании и причину, по которой они присутствуют на встрече. Это поможет эффективно управлять любыми дискуссиями во время встречи. Тот, кто ведет совещание, может попросить всех представиться следующими способами:

• Please join me in welcoming (name of participant) — Давайте поприветствуем (имя)
• We’re pleased to welcome (name of participant) — Нам приятно приветствовать (имя)
• I’d like to extend a warm welcome to (name of participant) — Мне чрезвычайно приятно приветствовать (имя)
• It’s a pleasure to welcome (name of participant) — Приятно приветствовать (имя)
• I’d like to introduce (name of participant) — Я хотел бы представить (имя)
• Let’s go around the table and introduce ourselves, (name) would you like to start? — Давайте представляться по кругу. (Имя) вы не против начать?
• Let’s introduce ourselves quickly — please state your name, job title and why you are here — Давайте представимся быстро — пожалуйста, укажите свое имя, должность и почему вы здесь.

Повестка дня

Так же важно начать совещание / встречу / заседание с четкого определения повестки дня и ключевых целей собрания. Цели можно сформулировать с помощью таких фраз:

• We’re here today to … — Мы сегодня собрались здесь, чтобы …
• I’d like to make sure that we … — Я хотел бы убедиться, что мы …
• Our main aim today is to … — Наша главная цель сегодня — это …
• I’ve called this meeting in order to … — Я созвал это собрание, чтобы …
• Today I would like to outline our plans for… — Сегодня я хотел бы обозначить наши планы на …

Если это собрание связано с предыдущим, скажите:

• To begin with I’d like to quickly go through the minutes of our last meeting — Для начала я хотел бы быстро просмотреть протокол нашей последней встречи.
• First, let’s go over the report from the last meeting, which was held on (date) — Во-первых, давайте рассмотрим отчет с последнего собрания, которое состоялось (дата)
• Here are the minutes from our last meeting, which was on (date) — Вот протокол с нашей последней встречи, которая была (дата)

Далее переходите к повестке дня. Используйте выражения:

• Have you all received a copy of the agenda? — Вы все получили копию повестки дня?
• There are X items on the agenda. First … second … third … lastly … — На повестке дня — X вопросов. Первый … второй … третий … наконец …
• Shall we take the points in this order? — Будем обсуждать вопросы в такой последовательности?
• If you don’t mind, I’d like to go in order today — Если вы не против, я хотел бы сегодня идти по порядку.
• Let’s skip item A and move on to item D — Пропустим пункт А и перейдем к пункту D.
• I suggest we take item B last. -Я предлагаю обсудить пункт В последним.
• The first item on the agenda that we need to discuss today is… — Первый пункт повестки дня, который мы должны обсудить сегодня, — это …
• Let’s look at the first item on the agenda — Давайте рассмотрим первый вопрос повестки дня.
• First, let’s talk about… — Сначала поговорим о …
• Why don’t we start with… — Почему бы нам не начать с …
• Let’s kick off with … — Начнем с …
• Shall we start with … (name of participant). Would you like to introduce this item? — Начнем с … (имя участника). Вы хотели бы высказаться по этому вопросу?
• Let’s move onto the next item — Переходим к следующему вопросу.
• We can now move on to… — Теперь мы можем перейти к …
• We need to go on … — Нам нужно продолжать …
• The next item on our list is… — Следующий вопрос в нашем списке — это …
• Shall we continue? — Будем продолжать?
• Now that we’ve discussed X, let’s now … — Итак, мы обсудили X, давайте теперь …
• The next item on today’s agenda is… — Следующий пункт сегодняшней повестки дня …
• Now we come to the question of … — Теперь мы подходим к вопросу …

Если нужно передать слово следующему участнику собрания:

• I’d like to hand it over to (name of participant), who is going to lead the next point — Я хотел бы передать слово (имя участника), который будет отвечать на следующий вопрос.
• Next, (name of participant) is going to take us through … — Далее (имя участника) расскажет нам о …
• Now, I’d like to introduce (name of participant) who is going to … — Теперь я хотел бы представить (имя участника), который будет …

Когда встреча подходит к концу, сделайте обзор того, что нужно сделать до следующего совещания. Используйте такие фразы:

• (Name), can you have these action points finished by next week’s meeting? — (Имя), можно выполнить эти задачи до встречи на следующей неделе?
• Before the next meeting, I want (action point) completed so we can discuss the results — Я хотел бы, чтобы эти задачи были выполнены к нашей следующей встрече, чтобы мы могли обсудить результаты.
• By the next meeting, we’ll have (action point) in progress — К нашей следующей встрече эта задача уже будет выполняться.
• Before we close today’s meeting, let me just summarize the main points — Прежде чем завершить сегодняшнюю встречу, позвольте мне кратко суммировать основные моменты.
• Let me quickly go over today’s main points — Позвольте мне быстро просмотреть основные моменты сегодняшнего собрания.
• To sum up, … — Подводя итог …
• OK, why don’t we quickly summarize what we’ve done today — Хорошо, почему бы нам не подвести краткий итог того, что мы сегодня сделали.
• In brief, … — Короче говоря …
• Shall I go over the main points? — Стоит ли пройтись по основным пунктам?

Если вам нужно назначить дату следующей встречи, скажите:

• Can we set the date for the next meeting, please? — Можем ли мы договориться о дате следующей встречи, пожалуйста?
• So, the next meeting will be on … (day), the . . . (date) of.. . (month) at … — Итак, следующая встреча состоится … (день) ,. . . (дата) … (месяц) в …
• Let’s next meet on … (day), the . . . (date) of.. . (month) at … What about the following…? — В следующий раз встретимся в … (день), в. . . (Дата) … (месяц) в … Как насчет следующего …,?
• Friday? How is that? — Пятница? Как вам?

Поблагодарить присутствующих можно следующим образом:

• I’d like to thank Marina and Oleksiy for coming over from Kyiv — Я хотел бы поблагодарить Марине и Алексею за то, что они приехали из Киева.
• Thank you all for attending — Спасибо всем за присутствие.
• Thanks for your participation — Спасибо за участие.

Общими фразами для завершения официальной встречи являются:

• I guess that will be all for today. Thanks for coming — Думаю, на этом все на сегодня. Спасибо за внимание.
• Right, it looks as though we’ve covered the main items — Похоже, что мы рассмотрели все основные вопросы.
• If there are no other comments, I’d like to wrap this meeting up — Если нет других замечаний, я хотел бы завершить эту встречу.
• Let’s bring this to a close for today — Давайте заканчивать на сегодня.

Другие полезные фразы, если вы участвуете во встрече бизнес-формата

Активное участие во встрече предусматривает, что вам придется задавать вопросы и вежливо прерывать докладчика, если вы не понимаете, о чем идет речь, или если с чем-то согласны / не согласны, и тому подобное.Если вы случайно хотите что-то добавить к сказанному, можно прервать докладчика такими фразами:

• (Mister/Madam) chairman — (Господин / госпожа) председательствующий.
• May I have a word? — Можно мне сказать слово?
• If I may, I think… — Если можно, я думаю …
• Excuse me for interrupting — Простите, что я перебиваю.
• May I come in here? — Можно ли мне?
• Sorry, but just to clarify… — Извините, но только для уточнения …
• Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again? — Простите, что я не совсем услышал, вы можете повторить?
• That’s an excellent point (person’s name), what about doing (action point) as well? — Это замечательная идея (имя человека), а как насчет (действия)?
• From our department’s perspective, it’s a little more complicated. Let me explain — С точки зрения нашего департамента, все несколько сложнее. Позвольте объяснить.

Существует много различных способов задавать вопросы во время встречи. Следующие фразы подходят для того, чтобы попросить кого-то повторить сказанное:

• Can you repeat that please? — Можете ли вы это повторить, пожалуйста?
• Can you run that by me one more time? — Не могли бы вы повторить для меня, пожалуйста?
• Can you repeat that in a simplified way? — Можете ли вы это повторить простыми словами?
• I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle? — Я не совсем понимаю, что вы имеете в виду. Не могли бы вы объяснить по-другому?
• Could you explain to me how that is going to work? — Не могли бы вы объяснить мне как это будет работать?
• Just to be clear, do you mean this..? — Просто чтобы было понятно, вы имеете в виду это ..?
• I don’t quite follow you. What exactly do you mean? — Я не совсем понял вас. Что именно вы имеете в виду?
• I’m afraid I don’t quite understand what your are getting at — Боюсь, я не совсем понимаю, на что вы намекаете.
• I don’t see what you mean. Could we have some more details, please? — Я не понимаю, что вы имеете в виду. Могли бы мы получить еще какие-то детали, пожалуйста?

Для того, чтобы отреагировать и объяснить что вы имели в виду, используйте следующее:

• Let me spell out… — Позвольте мне объяснить …
• Have I made that clear? — Я четко объяснил?
• Do you see what I’m getting at? — Понимаете, что я имею в виду?
• Let me put this another way… — Позвольте мне объяснить это по-другому …
• I’d just like to repeat that… — Повторяю, что …

Для того, чтобы участники собрания не отклонялись от темы, а также чтобы контролировать время, пригодятся такие фразы:

• We’re running short of time — У нас осталось мало времени.
• Well, that seems to be all the time we have today — Кажется, на сегодня время истекло.
• Please be brief — Пожалуйста, будьте кратки..
• I’m afraid we’ve run out of time — Боюсь, у нас не хватает времени..
• I’m afraid that’s outside the scope of this meeting — Боюсь, это не входит в повестку дня.
• Let’s get back on track, why don’t we? — Почему бы нам не вернуться к теме?
• That’s not really why we’re here today — На самом деле это не то, ради чего мы сегодня собрались.
• Why don’t we return to the main focus of today’s meeting? — Почему бы нам не вернуться к теме сегодняшнего собрания?
• We’ll have to leave that to another time — Давайте отложим это для другого раза.
• We’re beginning to lose sight of the main point — Мы начинаем отклоняться от темы.
• Keep to the point, please — Пожалуйста, по теме.
• I think we’d better leave that for another meeting — Нам лучше отложить это к другой встрече.
• Are we ready to make a decision? — Мы готовы принять решение?

Полезные советы по организации собрания

Придерживайтесь четкой повестки дня.У вас должен быть перечень вопросов, которые нужно рассмотреть. Если список пунктов длинный, подумайте о приоритетности и разбейте каждую тему на ключевые вопросы. Также укажите сколько времени вы потратите на каждую тему, кто ее будет представлять, будет ли нужно принимать какое-то решение. Не забудьте прислать повестку дня за несколько дней до собрания, чтобы участники имели возможность подготовиться.Пересмотрите список приглашенных. Когда мы заняты, последнее, что нам нужно — это приглашение на встречу, на которой на самом деле не нужно присутствовать. Поэтому внимательно обдумайте, кто там должен быть. Приглашайте людей на встречу, если:

• пункты повестки дня для них актуальны, и решения определенным образом повлияют на этих людей;
• они имеют соответствующий опыт, могут сделать свой весомый вклад;
• они уполномочены принимать необходимые решения.

Вежливо напоминайте присутствующим о необходимости не отклоняться от темы и от повестки дня.

Призовите присутствующих к участию и будьте отзывчивыми. Дайте каждому возможность высказаться и призывайте к участию тихих коллег. Однако, не ставьте никого на место. Также будьте отзывчивы к основным проблемам и эмоциям и помогайте группе продуктивно разрешать конфликты.

Уточняйте, проверяйте и записывайте. Не думайте, что все понимают друг друга, особенно когда язык встречи не является родным языком каждого. Требуйте разъяснений, обобщайте каждый раз, когда высказывается какая-то точка зрения, убедитесь, все ли участники соглашаются с ней, и убедитесь, что решение принято. Попросите кого-то записывать что обсуждается, и задачи, которые нужно выполнить, а также кто их будет выполнять, в протокол.

Заканчивайте встречу вовремя. Встречи, которые не заканчиваются вовремя, могут вызвать чувство усталости, разочарования и напряжения. Поэтому уверьте присутствующих, что встреча закончится вовремя, и установите таймер на телефоне, чтобы он зазвонил примерно за пять-десять минут до конца. Используйте последние пять-десять минут, чтобы подвести итоги и довести встречу к завершению.