Успешный митинг — какой он? Рассказываем все о бизнес-встречах на английском

Бизнес-встречи неотделимая часть работы любой компании. Конечно, их формальность, масштаб и важность — составляющие вариативные, но умение грамотно вести деловую коммуникацию нужно повсюду ☝

Сегодня мы поговорим о деловых митингах на английском: какие они бывают и как провести их с максимальной эффективностью.

Этот блог создан на основе вебинара экспертов Первого Кембриджского центра Анастасии Полушиной и Анны Кучковой при поддержке «Дія.Бізнес». В общем, если хотите узнать больше и послушать советы от спикеров — просмотрите запись по ссылке.

А мы начинаем!

Виды встреч

Каждая встреча в мире бизнеса имеет свою цель, ведь деловые коммуникации — это не дружеское общение на интересные темы, а решение четкой задачи, поиск компромиссов и путей для сотрудничества. Потому встречи бывают разных типов.

В целом, их можно разделить на официальные/неофициальные, внешние/внутренние.

• Официальные — предполагают наличие определенного протокола, по которому будет проводиться встреча.
• Неофициальные — неформальное общение с коллегами и партнерами, не предполагающее обязательную документацию.
• Внешние — между представителями разных компаний или учреждений.
• Внутренние — между коллегами внутри одной организации.

Мы собрали названия разных видов встреч на английском, чтобы вы могли сформулировать куда собираете коллег или партнеров правильно.

Конечно, это не все варианты рабочих встреч. Например, американская компания Lucid Meetings, работающая для улучшения деловых коммуникаций, насчитала всего 16 типов митингов и разного рода встреч. На этой схеме вы можете увидеть больше о них и узнать на какие категории их можно разделить.

Однако главным для эффективной встречи является не то, как вы ее назовете, а какой вопрос будете рассматривать и как строить коммуникацию с сотрудниками или партнерами.

Чек-лист идеального митинга

Важных правил для такого рода встреч немного, однако лишний раз повторить их и найти среди них что-нибудь новое — никому не помешает.

В профессиональной среде, где люди ценят и уважают время друг друга, четко сформулирована цель встречи — must-have. Ваши коллеги или партнеры должны заранее узнать, чего именно вы ожидаете в результате митинга или переговоров. Например:

• решение проблемы,
• принятие решений,
• ознакомление с изменениями в компании или любой новой информацией о рабочих проектах.

Ваша команда и английский

С чего начать?

Чтобы конкретизировать конечную цель для приглашенных на встречу, укажите ее в invitation letter письме-приглашении с помощью подобных фраз:

• I as the head of the IT department will introduce you to the new software at our meeting, which will help us work more efficiently — Я, как руководитель IT департамента, ознакомлю вас на нашей встрече с новым программным обеспечением, которое поможет нам работать более эффективно.
• I’m the communications manager of LTs Anna. I invite you to a meeting to agree on the terms of execution of works according to your order — Я менеджер по коммуникациям компании LTs Анна. Приглашаю на встречу для согласования сроков выполнения работ по вашему заказу.

Неплохим вариантом также станет озвучивание вашей цели непосредственно на митинге:

Для того, чтобы обозначить цель скажите:

• To solve the questions that you had at the initial stage of working with this project — решить возникшие у вас вопросы на начальном этапе работы с этим проектом…
• To make a decision on entering a new market — принять решение о выходе на новый рынок.
• To meet new employees – познакомиться с новыми сотрудниками.

Важным аспектом в процессе общения, помогающим достичь результата на встрече, является вовлеченность всех участников в процесс. Это действительно трудная задача, которая стоит перед организатором и менеджером встречи, переговоров, конференции.

Прежде всего следует учитывать специфику обсуждения и привлекать к нему только необходимых сотрудников. Это поможет избежать тех ситуаций, когда спикера не слушают, а в обсуждение не включаются. Кроме того, сотрудники, которые будут проверять почту или заниматься своими делами на встрече, будут точно тормозить весь процесс.

Поэтому убедитесь, что вы собираете компетентных сотрудников для решения определенной задачи. А если организатор не вы — не стесняйтесь уточнить, какая именно роль отведена вам на этом митинге.

Для того чтобы спросить об этом, напишите/скажите организатору:

Однако, если непосредственно во время встречи коллеги отвлекаются на другие задачи и процессы, обсуждают вопросы, не относящиеся к теме встречи, следует осторожно подчеркнуть важность вовлеченности. Например, скажите:

• We are getting out of topic. Can we return to…? – Мы отклонились от темы. Можем ли мы вернуться к…?
• Can we go back to our subject, please? — Можем ли мы вернуться к нашей теме, пожалуйста?
• I’m afraid we are running out of time, so could we go back to…? — Боюсь, у нас заканчивается время, и могли бы мы вернуться к…?
• We can continue talking about this later. Now, let’s go back to our previous subject — Мы можем продолжить разговор об этом позже. А теперь вернемся к нашей предыдущей теме.
• Colleagues, please postpone all your business for half an hour. We have to solve urgent issues and return to our business — Коллеги, пожалуйста, отложите все ваши дела на полчаса. Нам нужно решить срочные вопросы и вернуться к своим делам.
• Let’s solve all our problems! I understand that everyone has lot to do, so let’s start right now — Давайте решать наши проблемы! Понимаю, что у всех много дел, поэтому начнем прямо сейчас.

Залог результативного общения с кем угодно — polite communication. вежливое общение Стоит помнить об этом, и подчеркнуть тоном и форматом ваших фраз.

В частности, используйте вежливые слова «please», «sorry» и конструкции «could you», «would you», «possibly», «if you can», «I’d appreciate», «it would be great», «would it be a problem».

Также, вот несколько фраз, которые могут помочь в разных рабочих ситуациях:

Подведение итогов — очень важный этап, ведь всегда следует помнить, что все могут ошибаться, путать или упускать что-нибудь важное. Для этого в финале лучше закрепить результат в письменном виде, в электронном формате, договором или другим удобным для вас и окружающим способом.

Это простое действие способно предотвратить недоразумения в коллективе или с партнерами. Вот несколько фраз для этого:

Онлайн-митинг: особенности и советы

Встречи онлайн в нашей жизни появились относительно недавно, но уже стали привычным форматом общения, который помогает предотвращать возникновение трудностей при планировании митинга. В частности:

Однако переход в онлайн-формат создал не только преимущества, но и новые правила этикета во время дистанционного общения.

Следовательно, например, считается моветоном сидеть с выключенной камерой без веских причин. Попросить коллег включить камеру можно фразой:

• Dear colleagues, I suggest turning on the cameras, so that we can see each other and communicate more effectively — Любые коллеги, предлагаю включить камеры, чтобы мы могли видеть друг друга и коммуникировать эффективнее.
• I think everyone would be better off if we turned on the cameras and showed our faces — И я думаю, что всем было бы лучше, если мы включим камеры и покажем свои лица.

Кроме того, важно реагировать и демонстрировать, что вы слышите и понимаете спикера. Это можно сделать с помощью:

Реакция «поднятая рука» поможет привлечь к себе внимание спикера, который в свою очередь даст вам возможность озвучить вопрос или уточнение. Обязательно пользуйтесь этой функцией, чтобы облегчить жизнь себе и окружению.

Также старайтесь не игнорировать вопрос и высказывать свое мнение по вопросам вашим коллегам, ведь если вы приглашены на встречу-обсуждение — точно должны присоединиться к нему, хотя бы в рамках вашей компетенции.

Обязательно финализируйте свои онлайн-встречи — это легкий способ избежать недоразумений. Особенно учитывая, что все платформы для видеоконференций имеют простые и удобные инструменты для этого. В частности, чат, куда можно записать самое важное из встречи, а затем расписать подробно в follow-up письме.

Хорошим вариантом для подведения итогов в финале встречи станет озвучивание участниками их новых задач или обновлений по задачам, которые уже в работе. Так, например, вы можете попросить всех коллег поочередно озвучить их следующие действия:

Так вы сможете услышать, что кто-то неправильно понял свою задачу или что-то перепутал, а значит — исправить коллегу, помочь ему разобраться или внести больше конкретики.

Как пожаловаться на английском: принцип сэндвича и полезные фразы

Узнать

Итак, мы рассмотрели несколько важных правил проведения бизнес-встреч и пополнили свой словарный запас полезными английскими фразами. Однако, чтобы чувствовать себя уверенно на митинге любого уровня формальности и важности, лучше усиленно и регулярно заниматься английским. Такая возможность есть в Первом Кембриджском центре, где мы преподаем бизнес-английский.

Вы можете выбрать необходимое для себя направление: переговоры, бизнес-встречи, деловая коммуникация или презентации, и начать обучение прямо сейчас!