☝ Успешная карьера в англоязычном мире требует от вас умения вести коммуникацию, придерживаясь определенных правил.
Ведь то, как вы общаетесь в деловой среде, напрямую влияет на то, как воспринимают вас и ваши идеи.
Следовательно, стоит овладеть Bussines English, в частности, научиться писать формальные письма. Ведь любое ваше письмо коллегам или партнерам может иметь значительное влияние на карьеру. Поэтому ваши идеи должны быть четкими, информативными и убедительными.
В этом материале мы расскажем об одном из видов формальных писем — письме-предложении, а также вы узнаете, как написать его убедительно и правильно структурировать.
Что такое Proposal Letter?
Письмо-предложение — это профессиональное письмо, необходимое, чтобы осветить и донести свои идеи до клиента.
Этот документ — это больше, чем просто рассказ о вас или вашей компании, он содержит исчерпывающую информацию о решениях, шагах, необходимых для достижения результатов, а также о том, сколько финансов будет направлено на реализацию проекта.
Учитывая характер письма, оно может быть написано с разной целью:
- предложение о партнерстве,
- проект дизайна интерьера,
- профессиональная услуга,
- проект продажи,
- и другие
Письма-предложения также можно отправлять как короткий предварительный запрос к большему, более детальному бизнес-предложению, например, о предоставлении государственного гранта на проведение исследовательского проекта.
Такие форматы предложений важны, поскольку они, как правило, производят хорошее первое впечатление о вашей деятельности и о вас как о личности. Четкое и убедительное письмо увеличит вероятность того, что получатель одобрит ваше предложение и приступит к его реализации.
Структура письма-предложения
Разработка Proposal Letter — это сложный процесс, а создание убедительного письма требует тщательного планирования и стратегии.
Вы могли бы подумать, что такие документы — просто формальности, однако сотрудники крупных компаний используют письма-предложения как способ ярко заявить о себе на фоне конкурентов.
Как же создать убедительное Proposal Letter? Давайте рассмотрим 7 аспектов профессионального письма!
1. Представьте себя и компанию
После формальных приветствий обязательно презентуйте себя и компанию клиенту.
Несмотря на то, что это формальное письмо, вы можете использовать творческий подход, чтобы выделяться среди конкурентов.
❌ We are a flower shop
✅ We are one of the largest flower boutiques in Kyiv, which has more than 100 thousand satisfied customers, and our revenues this year amounted to a million dollars.
Это довольно простое предложение, но оно четко подчеркивает ваши достижения и делает начало письма эффектным и выразительным.
2. Напишите о своих целях и задачах проекта
После первого шага, укажите, почему вы пишете письмо-предложение.
Цель Proposal Letter — это то, чего вы хотите достичь благодаря сотрудничеству или проблема, которую вы хотите решить.
Сначала четко определитесь с целью письма, а ниже — выделите отдельный раздел для обсуждения ваших долгосрочных и краткосрочных целей.
Расскажите получателю о маленьких и масштабных шагах, которые вам нужно предпринять для достижения результатов. Не забудьте упомянуть дедлайны для каждой цели, чтобы сообщить клиенту, сколько времени вам понадобится для выполнения задачи.
❌ We'll use the loan to increase production.
✅ We will use the loan to increase the production capacity by 50% by installing new machines and adding more employees to the team.
Старайтесь балансировать между «сухой» конкретикой и творческим подходом. Не будьте слишком формальными, но и не тратьте время своего будущего партнера на лишние эпитеты о вашем будущем.
3. Чем вы отличаетесь от других?
Этот пункт один из важнейших в структуре письма. Вы должны убедить получателя сотрудничать с вами: продемонстрируйте предыдущие достижения, успехи и добавьте примеры выполнения подобных задач для других клиентов.
Расскажите о своих особых навыках и ценностях, которые отличают вас от всех других компаний.
Если вы работали в той же отрасли, что и ваш клиент, то обязательно упомяните об этом.
Собственно, чем лучше вы подчеркнете свои навыки и достижения, тем больше шансов на успех.
4. Оценка результатов
Когда пишете письмо-предложение, то должны не просто давать пышные обещания, а четко прописать план развития проекта на определенный период.
Чтобы правильно расписать план развития проекта, в первую очередь ответьте на следующие вопросы:
- What machines will you install to increase the company's productivity — Какое оборудование вы установите, чтобы повысить производительность компании?
- Which employees are you planning to recruit? — Каких работников вы планируете нанять?
- How will you measure the results of new results? Will you use reports or will you conduct meetings every week to discuss the future? — Как вы будете измерять новые результаты? Будете ли вы использовать отчеты или будете проводить встречи каждую неделю, чтобы обсудить будущее?
- Which metrics will you use to measure the success of the new methods? — Какие показатели вы будете использовать для измерения успеха новых методов?
- How will you inform employees of the new changes? — Как вы будете информировать работников о новых изменениях?
Дайте получателю письма полную картину реализации идеи, учтите все риски и уточняйте детали.
5. Пропишите финансовую составляющую проекта
Стоимость вашего предложения является едва ли не самым главным фактором для того, кто принимает решение.
В зависимости от проекта, в письмо-предложение следует включить информацию о стоимости его составляющих.
Возможно, вам и не нужно составлять полный отчет о расходах, но общее представление о бюджете поможет инвесторам как можно более взвешенно и ответственно оценить проект.
Вот как может выглядеть ваша смета:
| Name of the expense | Sum ($) |
|---|---|
| Materials | 5000 |
| Equipment rental | 3000 |
| Services | 2000 |
| Salary | 8000 |
| Total | 18000 |
Помните, что нет слишком малой или слишком большой суммы, которую можно добавить в таблицу. Вы можете указать примерную цифру, чтобы сориентировать клиента в расходах.
6. Не забудьте о призыве к действию
Финальная часть письма — это конечный абзац и последняя попытка «заманить клиента». Постарайтесь сделать его объективным и убедительным, чтобы получатель дважды подумал, прежде чем отказаться от вашего предложения.
Не забудьте использовать призыв к действию, чтобы заставить человека сделать дополнительные шаги или же ответить на ваше письмо.
Кроме того, описание ваших намерений о дальнейших действиях дает понять, что вы серьезно относитесь к своему предложению.
7. Укажите данные для обратной связи
Если вы выполнили все эти шаги, то пришло время завершить Proposal Letter контактной информацией.
Поблагодарите получателя за рассмотрение вашего предложения и попросите его связаться с вами, если у него возникнут вопросы.
Несколькими строками ниже напишите свое имя, а затем поставьте свою подпись и все — ваш успешный и убедительный Proposal Letter готов!
Полезная лексика для Proposal Letter
Как правило, письма-предложения пишут, используя специфическую лексику из бизнес-английского.
Этот вид охватывает сложные грамматические конструкции, формальные выражения, официальные обращения и другие аспекты речи, присущие деловой среде.
Поэтому предлагаем рассмотреть термины, которые могут пригодиться вам при написании Proposal Letter.
| Слово | Перевод |
|---|---|
| Introduction | Введение |
| Objective | Цель |
| Scope | Объем |
| Background | Контекст |
| Methodology | Методология |
| Benefits | Преимущества |
| Goals | Цели |
| Deliverables | Результаты |
| Timeline | Сроки |
| Budget | Бюджет |
| Cost breakdown | Распределение затрат |
| Feasibility | Реализуемость |
| Implementation | Внедрение |
| Evaluation | Оценка |
| Risk assessment | Оценка рисков |
| Collaboration | Сотрудничество |
| Terms and conditions | Условия |
| Conclusion | Заключение |
| Next steps | Следующие шаги |
Пример Proposal Letter на английском языке с переводом
Вы уже знаете структуру письма-предложения, изучили необходимую лексику и четко сформировали собственную идею? Тогда рассмотрите пример Proposal Letter на английском языке!
Dear Horikh,
I am writing to propose a collaboration between Iryska and Netflix to produce original content. Iryska is one of the most successful Ukrainian calendar companies. We have a proven track record in the content creation sector and are eager to share our expertise in partnership with Netflix.
We believe that cooperation between our two organisations can be mutually beneficial by leveraging our expertise in scripting and animation, we can work together to create high-quality, engaging content that is relevant to Netflix's audience and brand.
What sets Iryska apart from other companies in the industry is our unwavering commitment to craftsmanship and creativity.
Regarding the financial component of the cooperation, we are open to discussing mutually beneficial arrangements that align with the objectives and scale of our collaboration.
I invite you to consider a collaboration between Iriska and Netflix as we seek to redefine the combination of art and entertainment. Together, I am confident that we can create unforgettable experiences that will delight and inspire audiences around the world.
Please let us know if you are interested in further cooperation. We look forward to working with Netflix.
You can send a reply by email: iryskacooperation@gmail.com.
Best regards,
Izum
Перевод письма-предложения смотрите ниже:
Уважаемый Horikh,
Я пишу, чтобы предложить сотрудничество между Iryska и Netflix с целью производства оригинального контента. Iryska — это одна из самых успешных украинских компаний по изготовлению календарей. Мы имеем подтвержденный опыт работы в секторе создания контента и стремимся поделиться своим опытом в партнерстве с Netflix.
Мы считаем, что сотрудничество между нашими двумя организациями может быть взаимовыгодным: используя наш опыт в написании сценариев и анимации, мы сможем вместе создавать высококачественный, интересный контент, который соответствует аудитории и бренду Netflix.
Что отличает Iryska от других компаний в индустрии, так это наша непоколебимая приверженность мастерству и креативности.
Что касается финансовой составляющей сотрудничества, мы открыты к обсуждению взаимовыгодных договоренностей, которые соответствуют целям и масштабам нашего сотрудничества.
Я приглашаю вас рассмотреть возможность сотрудничества между Iriska и Netflix, поскольку мы стремимся переосмыслить сочетание искусства и развлечений. Я уверена, что вместе мы сможем создать незабываемые впечатления, которые захватят и вдохновят зрителей по всему миру.
Пожалуйста, дайте нам знать, если вы заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве. Мы с нетерпением ждем сотрудничества с Netflix.
Вы можете отправить ответ на электронную почту: iryskacooperation@gmail.com.
С уважением,
Izum
Так что умение правильно писать письма-предложения на английском языке является чрезвычайно важным в современном мире, особенно в сфере бизнеса.
Прежде всего, это открывает двери к новым возможностям и потенциальным партнерствам с компаниями, ведущими свою деятельность в англоязычных странах.
Кстати, в Первом Кембриджском центре продолжается набор студентов на курс Business English.
Вы научитесь грамотно выражать свои мысли, проводить переговоры, заключать сделки и взаимодействовать с партнерами на профессиональном уровне — и все это на английском языке.
Открывайте карьерные возможности вместе с First Cambridge Centre!
Комментарии
Перш за все: ви проробляєте колосальну роботу і кожен ваш пост — і цікавий, і професійно складений.
Проте саме в цьому («Як написати Proposal Letter англійською мовою? Ефективні поради для успішного листа») при перекладі листау країнською, який Ізюм 🙂 пише Горіху 🙂 , ви пропустили речення «Ми будемо раді запланувати зустріч у зручний для вас час, щоб обговорити подробиці більш детально. Дякуємо за увагу до нашої пропозиції», тобто англійською вони є (We will be happy to schedule a meeting at your convenience to discuss the details in more detail. Thank you for your consideration of our proposal), а українською — немає.
Не сприйміть це, будь ласка, як докір, а лише як підмічення і, можливо, виправлення для майбутніх читачів допису, які тільки почали вивчати англійську на більш глибшому рівні.
Дякую за увагу і подальшого вам натхнення!
Ваші дописи і статті і пости надзвичайно цікаві і корисні!
Ольго, вітаємо!
Дякуємо Вам за приємні слова, цікавість до наших блогів й уважність. Наразі всі моменти поправили 😌
Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)