☝ Успішна карʼєра в англомовному світі вимагає від вас вміння вести комунікацію, дотримуючись певних правил.
Адже те, як ви спілкуєтеся в діловому середовищі, безпосередньо впливає на те, як сприймають вас і ваші ідеї.
Відтак, варто опановувати Bussines English, зокрема, навчитись писати формальні листи. Адже будь-який ваш лист колегам чи партнерам може мати значний вплив на кар’єру. Тож ваші ідеї повинні бути чіткими, інформативними та переконливими.
У цьому матеріалі ми розповімо про один з видів формальних листів — лист-пропозицію, а також ви дізнаєтеся, як написати його переконливо та правильно структурувати.
Що таке Proposal Letter?
Лист-пропозиція — це професійний лист, необхідний, аби висвітлити та донести свої ідеї до клієнта.
Цей документ — це більше, ніж просто розповідь про вас чи вашу компанію, він містить вичерпну інформацію про рішення, кроки, необхідні для досягнення результатів. А також про те, скільки фінансів буде спрямовано на реалізацію проєкту.
З огляду на характер листа, він може бути написаний з різною метою:
- пропозиція про партнерство,
- проєкт дизайну інтер'єру,
- професійна послуга,
- проєкт продажу та інші.
Листи-пропозиції також можна надсилати як короткий попередній запит до більшої, детальнішої бізнес-пропозиції, наприклад, про надання державного гранту на проведення дослідницького проєкту.
Такі формати пропозицій є важливими, оскільки вони, як правило, справляють хороше перше враження про вашу діяльність та про вас як особистість. Чіткий і переконливий лист збільшить ймовірність того, що отримувач схвалить пропозицію і перейде до її реалізації.
Структура листа-пропозиції
Розробка Proposal Letter — це складний процес, а створення переконливого листа вимагає ретельного планування та стратегії.
Ви могли б подумати, що такі документи — просто формальності, однак співробітники великих компаній використовують листи-пропозиції як спосіб яскраво заявити про себе на тлі конкурентів.
Тож як створити переконливий Proposal Letter? Розгляньмо 7 аспектів професійного листа!
1. Представте себе та компанію
Після формальних привітань обовʼязково презентуйте себе та компанію клієнту.
Попри те, що це формальний лист, ви можете використати творчий підхід, аби виділитись з-поміж конкурентів.
❌ We are a flower shop
✅ We are one of the largest flower boutiques in Kyiv, which has more than 100 thousand satisfied customers, and our revenues this year amounted to a million dollars.
Це досить просте речення, але воно чітко підкреслює ваші досягнення та робить початок листа ефектним та виразним.
2. Напишіть про свою мету та завдання проєкту
Після першого кроку, зазначте, чому ви пишете лист-пропозицію.
Мета Proposal Letter — це те, чого ви хочете досягти завдяки співпраці або проблема, яку ви хочете розвʼязати.
Спершу чітко визначтесь з метою листа, а нижче — виділіть окремий розділ для обговорення ваших довгострокових і короткострокових цілей.
Розкажіть отримувачу про малі та масштабні кроки, які вам потрібно зробити для досягнення результатів. Не забудьте згадати дедлайни для кожної мети, щоб повідомити клієнту, скільки часу вам знадобиться для виконання завдання.
❌ We’ll use the loan to increase production,
✅ We will use the loan to increase the production capacity by 50% by installing new machines and adding more employees to the team.
Намагайтесь балансувати між «сухою» конкретикою та творчим підходом. Не будьте надто формальними, але й не витрачайте час свого майбутнього партнера на зайві епітети про ваше майбутнє.
3. Чим ви відрізняєтесь від інших?
Цей пункт є одним з найважливіших у структурі листа. Ви повинні переконати отримувача співпрацювати з вами: продемонструйте попередні досягнення, успіхи та додайте приклади виконання подібних завдань для інших клієнтів.
Розкажіть про свої особливі навички та цінності, які відрізняють вас від усіх інших компаній.
Якщо ви працювали у тій самій галузі, що й ваш клієнт, то обовʼязково згадайте про це.
Власне, чим краще ви підкреслите свої навички та досягнення, тим більше шансів на успіх.
4. Оцінка результатів
Коли пишете лист-пропозицію, то повинні не просто давати пишні обіцянки, а чітко прописати план розвитку проєкту на певний період.
Для того, щоб зробити це правильно, насамперед дайте відповіді на такі запитання:
- What machines will you install to increase the company’s productivity? — Яке обладнання ви встановите, щоб підвищити продуктивність компанії?
- Which employees are you planning to recruit? — Яких працівників ви плануєте найняти?
- How will you measure the results of new results? Will you use reports or will you conduct meetings every week to discuss the future? — Як ви будете вимірювати результати? Чи будете ви використовувати звіти, чи будете проводити зустрічі щотижня, щоб обговорити майбутнє?
- Which metrics will you use to measure the success of the new methods? — Які показники ви будете використовувати для вимірювання успіху нових методів?
- How will you inform employees of the new changes? — Як ви будете інформувати працівників про нові зміни?
Дайте отримувачу листа повну розуміння реалізації ваших ідей, врахуйте всі ризики та уточнюйте деталі.
5. Пропишіть фінансову складову проєкту
Вартість вашої пропозиції є чи не найголовнішим фактором для того, хто ухвалює рішення. Залежно від проєкту, у лист-пропозицію слід включити інформацію про вартість його складових.
Можливо, вам і не потрібно складати повний звіт про витрати, але загальне уявлення про бюджет допоможе інвесторам якомога зваженіше та відповідальніше оцінити проєкт.
Ось який вигляд може мати кошторис пропозиції:
| Name of the expense | Sum ($) |
|---|---|
| Materials | 5000 |
| Equipment rental | 3000 |
| Services | 2000 |
| Salary | 8000 |
| Total | 18000 |
Пам’ятайте, що немає занадто малої чи занадто великої суми, яку можна додати до таблиці. Ви можете вказати приблизну цифру, аби зорієнтувати клієнта у витратах.
6. Не забудьте про заклик до дії
Фінальна частина листа — це кінцевий абзац і остання спроба «заманити клієнта». Намагайтеся зробити його обʼєктивним і переконливим, щоб отримувач двічі подумав, перш ніж відмовитися від вашої пропозиції.
Не забудьте використати заклик до дії, щоб змусити людину зробити додаткові кроки або ж відповісти на ваш лист.
Крім того, опис ваших намірів про подальші дії дає зрозуміти, що ви серйозно ставитеся до пропозиції.
7. Вкажіть дані для фідбеку
Якщо ви виконали всі ці кроки, то настав час завершити Proposal Letter контактною інформацією.
Подякуйте одержувачу за розгляд вашої пропозиції й попросіть його зв’язатися з вами, якщо у нього виникнуть запитання.
Кількома рядками нижче напишіть своє ім’я, а потім поставте свій підпис і все — ваш успішний та переконливий Proposal Letter готовий!
Корисна лексика для Proposal Letter
Як правило, листи-пропозиції пишуть, використовуючи специфічну лексику з бізнес-англійської.
Цей вид охоплює складні граматичні конструкції, формальні вирази, офіційні звернення та інші аспекти мовлення, притаманні діловому середовищу.
Тож пропонуємо розглянути слова для написання Proposal Letter.
| Слово | Переклад |
|---|---|
| Introduction | Вступ |
| Objective | Мета |
| Scope | Обсяг |
| Background | Контекст |
| Methodology | Методологія |
| Benefits | Переваги |
| Goals | Цілі |
| Deliverables | Результати |
| Timeline | Терміни |
| Budget | Бюджет |
| Cost breakdown | Розподіл витрат |
| Feasibility | Реалізованість |
| Implementation | Впровадження |
| Evaluation | Оцінка |
| Risk assessment | Оцінка ризиків |
| Collaboration | Співпраця |
| Terms and conditions | Умови |
| Conclusion | Висновок |
| Next steps | Наступні кроки |
Приклад Proposal Letter англійською мовою з перекладом
Ви вже знаєте структуру листа-пропозиції, вивчили необхідну лексику та чітко сформували власну ідею? Тоді розгляньте приклад Proposal Letter англійською мовою!
Dear Horikh,
I am writing to propose a collaboration between Iryska and Netflix to produce original content. Iryska is one of the most successful Ukrainian calendar companies. We have a proven track record in the content creation sector and are eager to share our expertise in partnership with Netflix.
We believe that cooperation between our two organisations can be mutually beneficial by leveraging our expertise in scripting and animation, we can work together to create high-quality, engaging content that is relevant to Netflix's audience and brand.
What sets Iryska apart from other companies in the industry is our unwavering commitment to craftsmanship and creativity.
Regarding the financial component of the cooperation, we are open to discussing mutually beneficial arrangements that align with the objectives and scale of our collaboration.
I invite you to consider a collaboration between Iriska and Netflix as we seek to redefine the combination of art and entertainment. Together, I am confident that we can create unforgettable experiences that will delight and inspire audiences around the world.
Please let us know if you are interested in further cooperation. We look forward to working with Netflix.
You can send a reply by email: iryskacooperation@gmail.com.
Best regards,
Izum
Переклад листа-пропозиції дивіться нижче:
Шановний Horikh,
Я пишу, щоб запропонувати співпрацю між Iryska та Netflix з метою виробництва оригінального контенту. Iryska — це одна з найуспішніших українських компаній з виготовлення календарів. Ми маємо підтверджений досвід роботи у секторі створення контенту і прагнемо поділитися своїм досвідом у партнерстві з Netflix.
Ми вважаємо, що співпраця між нашими двома організаціями може бути взаємовигідною: використовуючи наш досвід у написанні сценаріїв та анімації, ми зможемо разом створювати високоякісний, цікавий контент, який відповідає аудиторії та бренду Netflix.
Що відрізняє Iryska від інших компаній в індустрії, так це наша непохитна прихильність до майстерності та креативності.
Щодо фінансової складової співпраці, ми відкриті до обговорення взаємовигідних домовленостей, які відповідають цілям та масштабам нашої співпраці.
Я запрошую вас розглянути можливість співпраці між Iriska та Netflix, оскільки ми прагнемо переосмислити поєднання мистецтва та розваг. Я впевнена, що разом ми зможемо створити незабутні враження, які захоплять і надихнуть глядачів по всьому світу.
Будь ласка, дайте нам знати, якщо ви зацікавлені у подальшій співпраці. Ми з нетерпінням чекаємо на співпрацю з Netflix.
Ви можете надіслати відповідь на електронну пошту: iryskacooperation@gmail.com.
З повагою,
Izum
Тож вміння правильно писати листи-пропозиції англійською мовою є надзвичайно важливим у сучасному світі, особливо у сфері бізнесу.
Перш за все, це відкриває двері до нових можливостей та потенційних партнерств з компаніями, що ведуть свою діяльність в англомовних країнах.
До речі, у Cambridge.ua триває набір студентів на курс Business English.
Ви навчитеся грамотно висловлювати свої думки, проводити переговори, укладати угоди та взаємодіяти з партнерами на професійному рівні — і все це англійською мовою.
Відкривайте карʼєрні можливості разом з Cambridge.ua!
Коментарі
Перш за все: ви проробляєте колосальну роботу і кожен ваш пост – і цікавий, і професійно складений.
Проте саме в цьому (“Як написати Proposal Letter англійською мовою? Ефективні поради для успішного листа”) при перекладі листау країнською, який Ізюм 🙂 пише Горіху 🙂 , ви пропустили речення “Ми будемо раді запланувати зустріч у зручний для вас час, щоб обговорити подробиці більш детально. Дякуємо за увагу до нашої пропозиції”, тобто англійською вони є (We will be happy to schedule a meeting at your convenience to discuss the details in more detail. Thank you for your consideration of our proposal), а українською – немає.
Не сприйміть це, будь ласка, як докір, а лише як підмічення і, можливо, виправлення для майбутніх читачів допису, які тільки почали вивчати англійську на більш глибшому рівні.
Дякую за увагу і подальшого вам натхнення!
Ваші дописи і статті і пости надзвичайно цікаві і корисні!
Ольго, вітаємо!
Дякуємо Вам за приємні слова, цікавість до наших блогів й уважність. Наразі всі моменти поправили 😌
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)