Ділове листування англійською: 10 порад, як писати грамотно

Ділове листування — непроста тема навіть рідною мовою, що вже говорити про іноземну. Але з огляду на глобалізацію, наші професійні зв’язки з англомовними людьми постійно стають все сильнішими, а контактувати з ними доводиться все частіше.

Щоб укладати угоди без зайвого клопоту, не плутати колег і не ганьбити керівництво, вчимося писати ділові листи.

Не забувайте про тему листа!

Навіть якщо ви не знаєте, як розгорнуто та правильно написати тему листа, поцікавтеся у колег, подивіться у словнику, в інтернеті, де завгодно, але заповніть цей рядок. Поганий тон відправити лист з темою “Idea. Sales”. Напишіть: “Ways to boost online sales by 19% by the end of Q2 2018”.

Читайте також: 5 сайтів, де вчити англійську лексику дорослим

Лише офіційне вітання!

Тобто ніяких hey, yo. Ми ж не в кліпі Емінема. Думаємо, ви самі розумієте. Варто вживати Dear (name), hello, hi, good morning / afternoon / evening.

Правильно робіть акценти!

Не варто виділяти жирним підкресленим КАПСЛОКОМ фразу, на яку хочете звернути увагу. Досить просто грамотно написати, що для вас це ключовий момент, і виділити його курсивом.

I would like to underline. — Я б хотів підкреслити.

I would like to draw your attention. — Я б хотів звернути вашу увагу.

Please pay attention. — Будь ласка, зверніть увагу.

Please note. — Майте на увазі.

Будьте ввічливими!

Ніхто не відміняв ввічливість, повагу і турботу навіть у найбільших гарячих ситуаціях, коли все палає. Покажіть свою людяність, тоді навіть в діловому листуванні вийде встановити особливий зв’язок.

Фрази, за які вас полюблять:

Hope this email finds you well — Сподіваюся, у вас все добре.

Sorry for bothering you — Перепрошую, що відриваю.

Might I take a moment of your time? — Можна хвилинку вашого часу?

Просіть правильно!

Від того, як ви просите, залежить що і як ви отримаєте. Тому в діловому листуванні англійською мовою просіть коректно та ввічливо:

I would be grateful if you could … — Я б був дуже вдячний, якби ви могли …

Could you please be so kind … — Будьте такі ласкаві …

Стислість все ще сестра таланту!

І про це не можна забувати в жодному разі. Що б ви не писали — книгу чи лист своєму колезі з Парижа — уникайте триповерхових речень. Вони плутають, зміщують акценти, можуть додавати інші смисли. А плутанина в бізнесі може погано закінчитися.

Якщо незрозуміло – уточнюйте!

I would be grateful if you could … — Я був би вдячний вам, якби ви могли …

Could you possibly explain … — Чи могли б ви пояснити …

Could you please let me know … — Чи могли б ви мені повідомити …

Please could you send me … — Чи могли б ви вислати мені …

Потрібна допомога? Проси!

Див. Пункт про те, як просити правильно, щоб краще засвоїти.

Could you please … (for me)? — Не могли б ви…

I would appreciate … — Я був би дуже вдячний, якби…

I was wondering if you could … — Скажіть, могли б ви …

Погоджуйтеся теж чемно:

I agree with you on that point. — Я згоден з вами в цьому моменті.

You have a strong point there. — Тут ви маєте рацію.

I think we can both agree that … —Я думаю, ми обидва погодимося, що …

I do not see any problem with that. — Я не бачу в цьому проблеми.

Або ж не погоджуйтеся:

From my perspective … — Як на мене, …

I’d have to disagree with you there. — Змушений з вами не погодитися тут.

Якщо ви прикріплюєте документ до листа, про це написати можна наступним чином:

Please find attached — До цього листа додається.

You can find in attachment … — Ви можете знайти в аттаче …

I am enclosing … — Я додаю …

I forward to you … — Я пересилаю вам …

І після цього не забудьте все ж прикріпити лист.

Ідіть красиво!

Залишилося ввічливо попрощатися з колегами:

I look forward to hearing from you. — Чекаю вашої відповіді.

Thank you in advance! – Наперед дякую.

Нагадаємо, що нещодавно ми писали про cкорочення та абревіатури в діловій англійській, які повинен знати кожен.