Ділове листування — непроста тема навіть рідною мовою, що вже говорити про іноземну. Але з огляду на глобалізацію, наші професійні зв’язки з англомовними людьми постійно стають все сильнішими, а контактувати з ними доводиться все частіше.
Щоб укладати угоди без зайвого клопоту, не плутати колег і не ганьбити керівництво, вчимося писати ділові листи.
Не забувайте про тему ділового листа!
Навіть якщо ви не знаєте, як розгорнуто та правильно написати тему листа, поцікавтеся у колег, подивіться у словнику, в інтернеті, де завгодно, але заповніть цей рядок. Поганий тон відправити діловий лист з темою “Idea. Sales”. Напишіть: “Ways to boost online sales by 19% by the end of Q2 2018”.
Читайте також: 5 сайтів, де вчити англійську лексику дорослим
Лише офіційне вітання!
Тобто ніяких hey, yo. Ми ж не в кліпі Емінема. Думаємо, ви самі розумієте. Варто вживати Dear (name), hello, hi, good morning / afternoon / evening.
Правильно робіть акценти!
Не варто виділяти жирним підкресленим КАПСЛОКОМ фразу, на яку хочете звернути увагу. Досить просто грамотно написати, що для вас це ключовий момент, і виділити його курсивом.
I would like to underline. — Я б хотів підкреслити.
I would like to draw your attention. — Я б хотів звернути вашу увагу.
Please pay attention. — Будь ласка, зверніть увагу.
Please note. — Майте на увазі.
Будьте ввічливими!
Ніхто не відміняв ввічливість, повагу і турботу навіть у найбільших гарячих ситуаціях, коли все палає. Покажіть свою людяність, тоді навіть в діловому листуванні вийде встановити особливий зв’язок.
Фрази, за які вас полюблять:
Hope this email finds you well — Сподіваюся, у вас все добре.
Sorry for bothering you — Перепрошую, що відриваю.
Might I take a moment of your time? — Можна хвилинку вашого часу?
Просіть правильно!
Від того, як ви просите, залежить що і як ви отримаєте. Тому в діловому листуванні англійською мовою просіть коректно та ввічливо:
I would be grateful if you could … — Я б був дуже вдячний, якби ви могли …
Could you please be so kind … — Будьте такі ласкаві …
Стислість все ще сестра таланту!
І про це не можна забувати в жодному разі. Що б ви не писали — книгу чи лист своєму колезі з Парижа — уникайте триповерхових речень. Вони плутають, зміщують акценти, можуть додавати інші смисли. А плутанина в бізнесі може погано закінчитися.
Якщо незрозуміло – уточнюйте!
I would be grateful if you could … — Я був би вдячний вам, якби ви могли …
Could you possibly explain … — Чи могли б ви пояснити …
Could you please let me know … — Чи могли б ви мені повідомити …
Please could you send me … — Чи могли б ви вислати мені …
Потрібна допомога? Проси!
Див. Пункт про те, як просити правильно, щоб краще засвоїти.
Could you please … (for me)? — Не могли б ви…
I would appreciate … — Я був би дуже вдячний, якби…
I was wondering if you could … — Скажіть, могли б ви …
Погоджуйтеся теж чемно:
I agree with you on that point. — Я згоден з вами в цьому моменті.
You have a strong point there. — Тут ви маєте рацію.
I think we can both agree that … —Я думаю, ми обидва погодимося, що …
I do not see any problem with that. — Я не бачу в цьому проблеми.
Або ж не погоджуйтеся:
From my perspective … — Як на мене, …
I’d have to disagree with you there. — Змушений з вами не погодитися тут.
Якщо ви прикріплюєте документ до листа, про це написати можна наступним чином:
Please find attached — До цього листа додається.
You can find in attachment … — Ви можете знайти в аттаче …
I am enclosing … — Я додаю …
I forward to you … — Я пересилаю вам …
І після цього не забудьте все ж прикріпити діловий лист.
Ідіть красиво!
Залишилося ввічливо попрощатися з колегами:
I look forward to hearing from you. — Чекаю вашої відповіді.
Thank you in advance! – Наперед дякую.
Нагадаємо, що нещодавно ми писали про cкорочення та абревіатури в діловій англійській, які повинен знати кожен.