Полагаем, вам известно, насколько важно хорошо говорить по-английски в международной рабочей среде. Если вы работаете в компании, которая ведет бизнес за границей, то, наверное, тоже много читаете и пишете на английском. Письмо, как и разговор, — это общение. При написании простых и email писем нам нужны определенные навыки, чтобы высказываться хорошо и с правильным уровнем официальности.
Если вам трудно подобрать нужные слова для написания деловых писем и имейлов, предлагаем вам подборку фраз для деловой переписки на английском.
С чего начать?
Если вы пишете деловое письмо или ведете профессиональную переписку, нужно начинать из opening lines.
В этих строках можно сделать ссылку на предыдущую переписку; сказать, как вы нашли имя / адрес получателя; объяснить почему вы пишете получателю письма. Для этого пригодятся следующие фразы:
- We are writing to inform you that/to confirm/to request/to enquire about... — Пишем, чтобы узнать о …
- I am contacting you for the following reason... — Обращаюсь к вам по следующей причине...
- I recently read/heard about... and would like to know... — Недавно я читал / слышал о... и хотел бы знать...
- Having seen your advertisement in ..., I would like to ... — Увидев вашу рекламу в ..., я хотел бы ...
- I would be interested in... — Мне было бы интересно...
- I received your address from… and would like to... — Я получил ваш адрес от... и хотел бы...
- Thank you for your letter of March 15 — Спасибо за ваше письмо от 15 марта.
- Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами.
- In reply to your request,... — В ответ на ваш запрос...
- Thank you for your letter regarding... — Спасибо за ваше письмо относительно...
- With reference to our telephone conversation yesterday... — Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера...
- Further to our meeting last week... — В продолжение к нашей встрече на прошлой неделе...
- It was a pleasure meeting you in London last month — Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце.
- I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo — Я с удовольствием обедал с вами на прошлой неделе в Токио.
- I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday — Я хотел бы только подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник.
Если у вас ушло очень много времени на то, чтобы ответить на предшествующую переписку, вы можете воспользоваться одной из таких фраз:
- более официально:
I apologise for the delay in replying — Прошу прощения за задержку с ответом.
- менее официально:
I’m sorry for taking so long to get back to you — Простите, что занял столько времени, чтобы связаться с вами.
Как рассказать о хороших или плохих новостях?
Сообщать хорошие новости очень просто. К сожалению, рассказывать плохие новости — вовсе нет. Как бы вы не написали, все равно человек который будет их читать, не будет сильно радоваться. Но есть способы предотвратить, чтобы такая ситуация переросла в обиду или даже в гнев, или испортила отношения, или привела к потере клиента.
Сначала о хорошем
- We are pleased to announce that .../ to inform you that… — Мы рады сообщить, что ... / сообщить вам, что...
- We have some good news for you — У нас есть хорошие новости для вас.
- It is my pleasure to let you know that... — C удовольствием сообщаю вам, что...
- I'm glad to tell you that... — Рад сообщить вам, что...
- I just wanted to let you know that... — Я просто хотел сообщить вам, что...
- You will be pleased to learn that …/ to hear that… — Вам будет приятно узнать, что ... / услышать, что...
Каким должен быть имейл с не слишком приятными новостями?
Прежде всего, следует как можно скорее сообщить адресату о том, что произошло. Объясните или укажите причину (причины), почему было принято такое решение, или произошла такая ситуация. Предоставьте человеку возможность обсудить с вами ситуацию. Кроме того, в зависимости от ситуации и от того,виноваты ли вы, вы можете предложить какую-то компенсацию, альтернативные или возможные решения проблемы.
- Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… — Несмотря на мои усилия, оказалось невозможным …
- I’m afraid I’ve got some bad news for you — Боюсь, у меня есть для вас плохие новости.
- Unfortunately, I have to tell you that… – К сожалению, я должен сказать вам, что …
- I’m afraid that we can’t (do something) — Я боюсь, что мы не можем (что-то сделать).
- It’s out of my hands… — Это от меня не зависит…
- I’m going to have to focus all my attention on it — Мне придется сосредоточить на этом все свое внимание.
- We apologise for (what you’re apologizing for) — Приносим свои извинения за (что вы извиняетесь).
- I wish to apologise for… — Я хочу извиниться за…
- I regret any inconvenience caused by… — Я сожалею о неудобствах, вызванных…
- I apologise for the problems you’ve had — Прошу прощения за проблемы, которые у вас возникли.
- Please accept my apologies — Примите мои извинения.
Как попросить о чем-то в письме?
Бывает, что нам нужно написать письмо и о чем-то в нем попросить. Обычно мы делаем это перед тем, как закончить текст письма. Уместными будут следующие фразы:
- We would appreciate it if you would... — Мы были бы благодарны, если бы вы…
- I would be grateful if you could... — Буду благодарен, если вы сможете...
- Could you please send me... — Не могли бы вы прислать мне...
- Could you possibly tell us/let us have... — Не могли бы вы рассказать нам/предоставить нам...
- In addition, I would like to receive... — Кроме того, я хотел бы получить...
- It would be helpful if you could send us... — Было бы хорошо, если бы вы могли прислать нам...
- I would appreciate your immediate attention to this matter — Я был бы признателен за ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
- Please let me know what action you propose to take — Пожалуйста, дайте мне знать, какие меры вы предлагаете принять.
Иногда нужно обратить особое внимание на определенный момент. Вы можете сделать это с помощью таких фраз:
- Please note that… — Пожалуйста, обратите внимание, что …
- I’d like to call your attention to… — Я хотел бы обратить ваше внимание на…
- I’d like to emphasize that… — Я хотел бы подчеркнуть, что…
Завершение письма
Обычно заключительных строках в делового письма мы делаем ссылку на предстоящее событие; повторяем извинения или предлагаем помощь.
Используем «enclosed» для писем и «attached» для имейлов.
Если вы добавляете больше информации к своему письму или имейлу, вы также можете уведомить получателя:
- The information you requested is enclosed/attached — Информация, которую вы просили прилагается.
- Please find… enclosed/attached… — Информация, которую вы просили прилагается.
- I’ve attached the ... for your review — Я прикрепил ..., чтобы вы могли посмотреть.
- Could you please sign the attached form and send it back to us? — Не могли бы вы подписать вложенную форму и отправить ее обратно нам?
Если же мы хотим предложить свою помощь:
- Would you like us to …? — Хотели бы вы, чтобы мы…?
- We would be happy to … — Мы были бы рады…
- We are quite willing to … — Мы вполне готовы…
- Our company would be pleased to … — Нашей компании будет приятно…
И, собственно, все остальные фразы, которые мы обычно пишем в конце письма:
| If we can be of any further assistance, please let us know | Если мы можем вам чем-то помочь, пожалуйста, сообщите нам об этом |
| For further details… | Для получения дополнительной информации… |
| If you require more information… | Если вам нужна дополнительная информация… |
| Thank you for taking this into consideration | Спасибо, что приняли это во внимание |
| We hope you are happy with this arrangement | Мы надеемся, вы остались довольны этой договоренностью |
| We look forward to a successful working relationship in the future | Мы надеемся на успешные рабочие отношения в будущем |
| I would be happy to have an opportunity to work with your firm | Я был бы рад иметь возможность сотрудничать с вашей компанией |
| I look forward to seeing you next week | С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе |
| I would appreciate your reply | Буду благодарен за ваш ответ |
| I look forward to doing business with you in the future | С нетерпением жду сотрудничества с вами в будущем |
| I enjoyed working with you and look forward to… | Мне понравилось работать с вами и надеюсь на… |
Комментарии
Саме те,що шукала.
Дякую
Замечательно! Спасибо!
Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)