Полезные фразы для деловой переписки на английском

Полагаем, вам известно, насколько важно хорошо говорить по-английски в международной рабочей среде. Если вы работаете в компании, которая ведет бизнес за границей, то, наверное, тоже много читаете и пишете на английском. Письмо, как и разговор, — это общение. При написании простых и email писем нам нужны определенные навыки, чтобы высказываться хорошо и с правильным уровнем официальности.

Если вам трудно подобрать нужные слова для написания деловых писем и имейлов, предлагаем вам подборку фраз для деловой переписки на английском.

С чего начать?

С чего начать?Если вы пишете деловое письмо или ведете профессиональную переписку, нужно начинать из opening lines. В этих строках можно сделать ссылку на предыдущую переписку; сказать, как вы нашли имя / адрес получателя; объяснить почему вы пишете получателю письма. Для этого пригодятся следующие фразы:

• We are writing

– to inform you that … – Сообщаем вам, что …

– to confirm … – Пишем, чтобы подтвердить ….

– to request … – Пишем, чтобы запросить…

– to enquire about … – Пишем, чтобы узнать о …

• I am contacting you for the following reason… – Обращаюсь к вам по следующей причине…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Недавно я читал / слышал о ….. и хотел бы знать …
• Having seen your advertisement in …, I would like to … – Увидев вашу рекламу в …, я хотел бы …
• I would be interested in (obtaining / receiving) … – Мне было бы интересно (получить)…
• I received your address from … and would like to … – Я получил ваш адрес от … и хотел бы …
• Thank you for your letter of March 15. – Спасибо за ваше письмо от 15 марта.
• Thank you for contacting us. – Спасибо, что связались с нами.
• In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос…
• Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо относительно…
• With reference to our telephone conversation yesterday… – Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера…
• Further to our meeting last week … – В продолжение к нашей встрече на прошлой неделе…
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце.
• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. – Я с удовольствием обедал с вами на прошлой неделе в Токио.
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Я хотел бы только подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник.

Если у вас ушло очень много времени на то, чтобы ответить на предшествующую переписку, вы можете воспользоваться одной из таких фраз:

• I apologize for the delay in replying. – Прошу прощения за задержку с ответом. (Более официально).
• I’m sorry for taking so long to get back to you. – Простите, что занял столько времени, чтобы связаться с вами. (Менее официально).

Как рассказать о хороших или плохих новостях?

Сообщать хорошие новости очень просто. К сожалению, рассказывать плохие новости — вовсе нет. Как бы вы не написали, все равно человек который будет их читать, не будет сильно радоваться. Но есть способы предотвратить, чтобы такая ситуация переросла в обиду или даже в гнев, или испортила отношения, или привела к потере клиента.

Сначала о хорошем:

• We are pleased to announce that …/ to inform you that… – Мы рады сообщить, что … / сообщить вам, что…
• We have some good news for you. [News]. – У нас есть хорошие новости для вас.
• It is my pleasure to let you know that [news]. – C удовольствием сообщаю вам, что…
• I’m glad to tell you that… – Рад сообщить вам, что…
• I just wanted to let you know that… – Я просто хотел сообщить вам, что…
• You will be pleased to learn that …/ to hear that… – Вам будет приятно узнать, что … / услышать, что…

Каким должно быть письмо или имейл с не слишком приятными новостями? Прежде всего, следует как можно скорее сообщить адресату о том, что произошло. Объясните или укажите причину (причины), почему было принято такое решение, или произошла такая ситуация. Извинитесь. Предоставьте человеку возможность обсудить с вами ситуацию. Кроме того, в зависимости от ситуации и от того,виноваты ли вы, вы можете предложить какую-то компенсацию, альтернативные или возможные решения проблемы.

• I regret to inform you that due to… – С сожалением сообщаю вам, что через …
• As a result, you will not be able to… – В результате этого, вы больше не сможете…
• Unfortunately, [news]… – К сожалению, [новость] …
• In order to… – Для того чтобы …
• As a way to recompense you for any trouble this has caused, we will… – Как способ возместить вам за любые проблемы, которые это повлекло, мы…
• Have you thought about…[suggest a solution]? – Задумывались ли вы о … [предложить решение]?
• Please accept my apologies for any inconvenience this may cause. – Пожалуйста, примите мои извинения за неудобства, к которым это может привести.
• We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем, что…
• After careful consideration we have decided (not) to … – После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
• I’m afraid it would be impossible to [do something]. – Я боюсь, что невозможно [что-то сделать].
• Due to [reason], it would be impossible to [do something]. – Из-за [причина] невозможно [что-то сделать].
• It’s against company policy to [do something]. – Это противоречит политике компании [делать что-то].

• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… – Несмотря на мои усилия, оказалось невозможным …
• I’m afraid I’ve got some bad news for you. – Боюсь, у меня есть для вас плохие новости.
• Unfortunately, I have to tell you that… – К сожалению, я должен сказать вам, что …
• I’m afraid that we can’t [do something]. – Я боюсь, что мы не можем [что-то сделать].
• It’s out of my hands… – Это от меня не зависит…
• I’m going to have to focus all my attention on it. – Мне придется сосредоточить на этом все свое внимание.
• We apologize for [what you’re apologizing for]. – Приносим свои извинения за [что вы извиняетесь].
• I wish to apologize for… (Verb-ing/noun) – Я хочу извиниться за…
• I regret any inconvenience caused by… – Я сожалею о неудобствах, вызванных…
• I apologize for the problems you’ve had. – Прошу прощения за проблемы, которые у вас возникли.
• Please accept my apologies. – Примите мои извинения.

Как попросить о чем-то в письме?

Бывает, что нам нужно написать письмо и о чем-то в нем попросить. Обычно мы делаем это перед тем, как закончить текст письма. Уместными будут следующие фразы:

• We would appreciate it if you would … – Мы были бы благодарны, если бы вы …
• I would be grateful if you could … – Буду благодарен, если вы сможете…
• Could you please send me … – Не могли бы вы прислать мне…
• Could you possibly tell us / let us have … – Не могли бы вы рассказать нам / предоставить нам …
• In addition, I would like to receive … – Кроме того, я хотел бы получить…
• It would be helpful if you could send us … – Было бы хорошо, если бы вы могли прислать нам …
• I am interested in (obtaining / receiving) … – Я бы хотел получить…
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы признателен за ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
• Please let me know what action you propose to take. – Пожалуйста, дайте мне знать, какие меры вы предлагаете принять.

Иногда нужно обратить особое внимание на определенный момент. Вы можете сделать это с помощью таких фраз:

• Please note that…– Пожалуйста, обратите внимание, что …
• I’d like to call your attention to…– Я хотел бы обратить ваше внимание на…
• I’d like to emphasize that…– Я хотел бы подчеркнуть, что…

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Словари и полезные YouTube каналы на английском для юристов

Завершение письма

Обычно заключительных строках в делового письма мы делаем ссылку на предстоящее событие; повторяем извинения или предлагаем помощь.

Если вы добавляете больше информации к своему письму или имейлу, вы также можете уведомить получателя:

• The information you requested is enclosed/attached. – Информация, которую вы просили прилагается.
• Please find… enclosed/attached…– Информация, которую вы просили прилагается.
• I’ve attached the [file] for your review. – Я прикрепил [файл], чтобы вы могли посмотреть.
• The attached [file] contains … – Во вложенном файле…
• Could you please sign the attached form and send it back to us by [date]? – Не могли бы вы подписать вложенную форму и отправить ее обратно нам [дата]?

Используем «enclosed» для писем и «attached» для имейлов.

Если же мы хотим предложить свою помощь:

• Would you like us to …? – Хотели бы вы, чтобы мы…?
• We would be happy to … – Мы были бы рады…
• We are quite willing to … – Мы вполне готовы…
• Our company would be pleased to … – Нашей компании будет приятно…

И, собственно, все остальные фразы, которые мы обычно пишем в конце письма:

• If we can be of any further assistance, please let us know. – Если мы можем вам чем-то помочь пожалуйста, сообщите нам об этом.
• For further details … – Для получения дополнительной информации…
• If you require more information … – Если вам нужна дополнительная информация…
• Thank you for taking this into consideration. – Спасибо, что приняли это во внимание…
• We hope you are happy with this arrangement. – Мы надеемся, вы  остались довольны этой договоренностью.
• We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы надеемся на успешные рабочие отношения в будущем.
• I would be happy to have an opportunity to work with your firm. – Я был бы рад иметь возможность сотрудничать с вашей компанией
• I look forward to seeing you next week. – С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.
• I would appreciate your reply. – Буду благодарен за ваш ответ.
• I look forward to doing business with you in the future. – С нетерпением жду сотрудничества с вами в будущем.
• I enjoyed working with you and look forward to… – Мне понравилось работать с вами, и надеюсь на …

• Thank you once more for your help in this matter. – Еще раз спасибо за вашу помощь в этом вопросе.
• If you require any further information, please let me know. – Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, сообщите мне об этом.
• Looking forward to hearing from you. – С нетерпением ждем от вас новостей.
• Let me know if you need any help. – Сообщите мне, если вам нужна помощь.
• We would be (very) pleased to do business with your company. – Мы были бы (очень) рады иметь дело с вашей компанией.
• If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. – Если я могу как-то помочь, пожалуйста, не стесняйтесь связываться со мной.
• If there’s anything I can do to help you, just drop me a line. – Если я чем-нибудь могу вам помочь, просто напишите мне.
• Do not hesitate to contact us again at [telephone number/email address] if there’s anything we can help you with. – Не стесняйтесь связаться с нами еще раз по телефону / email, если мы можем вам чем-то помочь.
• Thank you for your help. – Спасибо за вашу помощь.I’d love to hear your feedback. – Я хотел бы услышать ваш отзыв.
• Hope to hear from you soon. – Надеемся услышать вас в ближайшее время.
• Thank you for your patience/time/cooperation. – Спасибо за терпение / время / сотрудничество.
• Please let me know what you think. – Пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете.
• Thank you for taking your time. – Спасибо за ваше время.

Все еще сомневаетесь как вести переписку и общаться с иностранными клиентами и партнерами? Тогда записывайтесь к нам на курсы английского для работы!