Корисні фрази для ділової переписки англійською

Гадаємо, вам відомо, наскільки важливо добре розмовляти англійською мовою в міжнародному робочому середовищі. Якщо ви працюєте в компанії, яка веде бізнес за кордоном, то, напевно, теж багато читаєте та пишете англійською. Письмо, як і розмова, – це спілкування. Під час написання простих та email листів нам потрібні певні навички, що допоможуть висловлюватися добре та з правильним рівнем офіційності.

Якщо вам важко підібрати потрібні слова для написання ділових листів та емейлів, пропонуємо вам підбірку фраз для ділової переписки англійською.

З чого розпочати?

Якщо ви пишете ділового листа чи ведете професійну переписку, потрібно розпочати листа з opening lines. У цих рядках ви можете зробити посилання на попереднє листування; сказати, як ви знайшли ім’я / адресу одержувача; пояснити чому ви пишете одержувачу листа. Наступні фрази стануть в нагоді:

• We are writing

– to inform you that …

– Повідомляємо вам, що…

– to confirm … – Пишемо, щоб підтвердити….

– to request … – Пишемо, щоб зробити запит щодо…

– to enquire about … – Пишемо, щоб дізнатися про…

• I am contacting you for the following reason… – Пишу до вас із наступної причини…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Нещодавно я читав / чув про ….. і хотів би знати …
• Having seen your advertisement in …, I would like to … – Побачивши вашу рекламу в …, я хотів би …
• I would be interested in (obtaining / receiving) … – Мені було б цікаво (отримати) …
• I received your address from … and would like to … – Я отримав вашу адресу від … і хотів би …
• Thank you for your letter of March 15. – Дякую за ваш лист від 15 березня.
• Thank you for contacting us. – Дякуємо, що зв’язалися з нами.
• In reply to your request, … – У відповідь на ваш запит …
• Thank you for your letter regarding … – Дякуємо за ваш лист стосовно …
• With reference to our telephone conversation yesterday… – З посиланням на нашу телефонну розмову вчора …
• Further to our meeting last week … – На додаток до нашої зустрічі на минулому тижні …
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Було приємно зустрітися з вами в Лондоні минулого місяця.
• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. – Я із задоволенням обідав з вами на минулому тижні в Токіо.
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Я хотів би лише підтвердити основні моменти, які ми обговорювали у вівторок.

Якщо у вас пішло надзвичайно багато часу, щоб відповісти на попереднє листування, ви можете скористатися однією з таких фраз:

• I apologize for the delay in replying. – Прошу вибачення за затримку з відповіддю. (більш офіційно)
• I’m sorry for taking so long to get back to you. – Вибачте, що зайняв стільки часу, щоб зв’язатися з вами. (менш офіційно).

Як розповісти про добрі чи погані новини?

Повідомляти хороші новини дуже просто, втім, на жаль, надсилати погані новини – зовсім ні. Як би ви не написали, все одно людина котра їх читатиме, не буде сильно радіти. Але є способи запобігти тому, щоб така ситуація переросла образу чи навіть у гнів та зіпсувала стосунки чи призвела до втрати клієнта.

Спочатку про хороше:

• We are pleased to announce that …/ to inform you that… – Ми раді повідомити, що … / повідомити вас, що…
• We have some good news for you. [News]. – У нас є хороші новини для вас.
• It is my pleasure to let you know that [news]. – Я із задоволенням повідомляю вас, що…
• I’m glad to tell you that… – Я радий повідомити вам, що …
• I just wanted to let you know that… – Я просто хотів повідомити вам, що …
• You will be pleased to learn that …/ to hear that… – Вам буде приємно дізнатися, що … / почути, що…

Яким має бути лист чи емейл із не надто приємними новинами? Перш за все, слід якомога швидше повідомити адресата про те, що сталося. Поясніть або вкажіть причину (причини), чому було прийнято таке рішення, або сталася така ситуація. Вибачіться. Надайте людині можливість обговорити з вами ситуацію. Крім того, залежно від ситуації та від того, чи ви винні, ви можете запропонувати якусь компенсацію, альтернативні чи можливі рішення для проблеми.

• I regret to inform you that due to… – З жалем повідомляю вам, що через…
• As a result, you will not be able to… – В результаті цього, ви більше не зможете …
• Unfortunately, [news]… – На жаль, [новини] …
• In order to… – Для того, щоб …
• As a way to recompense you for any trouble this has caused, we will… – Як спосіб відшкодувати вам за будь-які проблеми, які це спричинило, ми …
• Have you thought about…[suggest a solution]? – Чи замислювалися ви про … [запропонувати рішення]?
• Please accept my apologies for any inconvenience this may cause. – Будь ласка, прийміть мої вибачення за будь-які незручності, до яких це може привести.
• We regret to inform you that … – Ми з жалем повідомляємо, що …
• After careful consideration we have decided (not) to … – Після ретельного розгляду ми вирішили (не) …
• I’m afraid it would be impossible to [do something]. – Я боюся, що неможливо [щось зробити].
• Due to [reason], it would be impossible to [do something]. – Через [причину] неможливо [щось зробити].
• It’s against company policy to [do something]. – Це суперечить політиці компанії [робити щось].
• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… – Незважаючи на мої зусилля, виявилось неможливим …
• I’m afraid I’ve got some bad news for you. – Боюсь, у мене є для вас погані новини.
• Unfortunately, I have to tell you that… – На жаль, я повинен сказати вам, що …
• I’m afraid that we can’t [do something]. – Я боюся, що ми не можемо [щось зробити].
• It’s out of my hands… – Це від мене не залежить…
• I’m going to have to focus all my attention on it. – Мені доведеться зосередити на цьому всю свою увагу.
• We apologize for [what you’re apologizing for]. – Приносимо свої вибачення за [що ви вибачаєтеся].
• I wish to apologize for… (Verb-ing/noun) – Я хочу вибачитися за …
• I regret any inconvenience caused by… – Я шкодую про незручності, спричинені …
• I apologize for the problems you’ve had. – Прошу вибачення за проблеми, які ви мали.
• Please accept my apologies. – Прийміть мої вибачення.

Як попросити про щось у листі?

Буває, що нам потрібно написати листа і про щось у ньому попросити. Зазвичай ми робимо це перед тим, як закінчити текст листа. Доречними будуть наступні фрази:

• We would appreciate it if you would … – Ми були б вдячні, якби ви…
• I would be grateful if you could … – Буду вдячний, якщо ви зможете …
• Could you please send me … – Чи не могли б ви надіслати мені …
• Could you possibly tell us / let us have … – Не могли б ви сказати нам / надати нам …
• In addition, I would like to receive … – Крім того, я хотів би отримати …
• It would be helpful if you could send us … – Було б добре, якщо б ви могли надіслати нам …
• I am interested in (obtaining / receiving) … – Я б хотів отримати…
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я був би вдячний за вашу безпосередню увагу до цього питання.
• Please let me know what action you propose to take. – Будь ласка, дайте мені знати, які заходи ви пропонуєте вжити.

Іноді потрібно звернути особливу увагу на певний момент. Ви можете зробити це за допомогою таких фраз:

• Please note that…– Будь ласка, зверніть увагу, що…
• I’d like to call your attention to…– Я хотів би звернути вашу увагу на …
• I’d like to emphasize that…– Я хотів би наголосити, що …

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Словники та корисні YouTube канали англійською для юристів

Як завершити листа?

Зазвичай  заключних рядках у ділового листа ми робимо посилання на майбутню подію; повторюємо вибачення та пропонуємо допомогу.

Якщо ви додаєте більше інформації до свого листа або електронного листа, ви можете повідомити одержувача:

• The information you requested is enclosed/attached. – Інформація, яку ви просили додається.
• Please find… enclosed/attached…– Інформація, яку ви просили додається.
• I’ve attached the [file] for your review. –Я прикріпив [файл] , щоб ви могли переглянути.
• The attached [file] contains … – У вкладеному файлі …
• Could you please sign the attached form and send it back to us by [date]? – Чи не могли б ви підписати вкладену форму і відправити її назад до нас [дата]?

Використовуємо “enclosed” для листів та “attached” для емейлів.

Якщо ж ми хочемо запропонувати свою допомогу:

• Would you like us to …? – Чи хотіли б ви, щоб ми …?
• We would be happy to … – Ми були б раді …
• We are quite willing to … – Ми цілком готові …
• Our company would be pleased to … – Нашій компанії буде приємно …

І, власне, всі інші фрази, які ми зазвичай пишемо в кінці листа:

• If we can be of any further assistance, please let us know. – Якщо ми можемо вам чимось допомогти будь ласка, повідомте нас про це.
• For further details … – Для отримання додаткової інформації …
• If you require more information … – Якщо вам потрібна додаткова інформація …
• Thank you for taking this into consideration. – Якщо вам потрібна додаткова інформація …
• We hope you are happy with this arrangement. – Ми сподіваємось, Ви задоволені цією домовленістю.
• We look forward to a successful working relationship in the future. – Ми сподіваємось на успішні робочі відносини в майбутньому.
• We would be (very) pleased to do business with your company. – Ми були б (дуже) раді мати справу із вашою компанією.
• I would be happy to have an opportunity to work with your firm. – Я був би радий мати можливість співпрацювати з Вашою фірмою.
• I look forward to seeing you next week. – Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на наступному тижні.
• I would appreciate your reply. – Буду вдячний за вашу відповідь.
• I look forward to doing business with you in the future. – З нетерпінням чекаю співпраці з вами у майбутньому.
• I enjoyed working with you and look forward to… – Мені сподобалось працювати з вами і сподіваюся на …
• Thank you once more for your help in this matter. – Ще раз дякую за вашу допомогу в цьому питанні.
• If you require any further information, please let me know. – Якщо вам потрібна додаткова інформація, будь ласка, повідомте мене про це.
• Looking forward to hearing from you. – З нетерпінням чекаємо від вас новин.
• Let me know if you need any help. – Повідомте мене, якщо вам потрібна допомога.
• If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. – Якщо я можу якось допомогти, будь ласка, не соромтеся зв’язуватися зі мною.
• If there’s anything I can do to help you, just drop me a line. – Якщо я чим-небудь можу вам допомогти, просто напишіть мені.
• Do not hesitate to contact us again at [telephone number/email address] if there’s anything we can help you with. – Не соромтеся зв’язатися з нами ще раз за номером телефону / email, якщо ми можемо вам чимсь допомогти.
• Thank you for your help. – Дякуємо за вашу допомогу.
• I’d love to hear your feedback. – Я хотів би почути ваш відгук.
• Hope to hear from you soon. – Сподіваємось почути Вас найближчим часом.
• Thank you for your patience/time/cooperation. – Дякуємо за терпіння / час / співпрацю.
• Please let me know what you think. – Будь ласка, дайте мені знати, що ви думаєте.
• Thank you for taking your time. – Дякую за ваш час.

Все ще вагаєтеся як вести листування та спілкуватися з іноземними клієнтами та партнерами? Тоді записуйтеся до нас на курси англійської для роботи!