Гадаємо, вам відомо, наскільки важливо добре розмовляти англійською мовою в міжнародному робочому середовищі. Якщо ви працюєте в компанії, яка веде бізнес за кордоном, то, напевно, теж багато читаєте та пишете англійською. Письмо, як і розмова, — це спілкування. Під час написання простих та email листів нам потрібні певні навички, що допоможуть висловлюватися добре та з правильним рівнем офіційності.
Якщо вам важко підібрати потрібні слова для написання ділових листів та імейлів, пропонуємо вам підбірку фраз для ділової переписки англійською.
З чого розпочати?
Якщо ви пишете діловий лист чи ведете професійну переписку, потрібно розпочати листа з opening lines.
У цих рядках ви можете зробити посилання на попереднє листування, сказати, як ви знайшли ім’я / адресу одержувача, пояснити чому ви пишете одержувачу листа. Наступні фрази стануть в пригоді:
- We are writing to inform/to confirm/to request/to enquire about ... — Пишемо, щоб дізнатися про…
- I am contacting you for the following reason... — Пишу до вас із наступної причини...
- I recently read/heard about ... and would like to know ... — Нещодавно я читав / чув про ..... і хотів би знати ...
- Having seen your advertisement in ..., I would like to ... — Побачивши вашу рекламу в ..., я хотів би ...
- I would be interested in ... — Мені було б цікаво ...
- I received your address from … and would like to ... — Я отримав вашу адресу від ... і хотів би ...
- Thank you for your letter of March 15 — Дякую за ваш лист від 15 березня.
- Thank you for contacting us — Дякуємо, що зв’язалися з нами.
- In reply to your request ... — У відповідь на ваш запит ...
- Thank you for your letter regarding ... — Дякуємо за ваш лист стосовно ...
- With reference to our telephone conversation yesterday... — З посиланням на нашу телефонну розмову вчора ...
- Further to our meeting last week ... — На додаток до нашої зустрічі на минулому тижні ...
- It was a pleasure meeting you in London last month — Було приємно зустрітися з вами в Лондоні минулого місяця.
- I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo — Я із задоволенням обідав з вами на минулому тижні в Токіо.
- I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday — Я хотів би лише підтвердити основні моменти, які ми обговорювали у вівторок.
Якщо у вас пішло надзвичайно багато часу, щоб відповісти на попереднє листування, ви можете скористатися однією з таких фраз:
- більш офіційно:
I apologise for the delay in replying — Прошу вибачення за затримку з відповіддю.
- менш офіційно:
I’m sorry for taking so long to get back to you — Вибачте, що зайняв стільки часу, щоб зв’язатися з вами.
Як розповісти про добрі чи погані новини?
Повідомляти хороші новини дуже просто, втім, на жаль, надсилати погані новини — зовсім ні. Як би ви не написали, все одно людина котра їх читатиме, не буде сильно радіти. Але є способи запобігти тому, щоб така ситуація переросла образу чи навіть у гнів та зіпсувала стосунки чи призвела до втрати клієнта.
Спочатку про хороше
- We are pleased to announce that .../ to inform you that… — Ми раді повідомити, що ... / повідомити вас, що...
- We have some good news for you — У нас є хороші новини для вас.
- It is my pleasure to let you know that — Я із задоволенням повідомляю вас, що...
- I'm glad to tell you that... — Я радий повідомити вам, що ...
- I just wanted to let you know that... — Я просто хотів повідомити вам, що ...
- You will be pleased to learn that …/ to hear that… — Вам буде приємно дізнатися, що ... / почути, що...
Яким має бути емейл із не надто приємними новинами?
Перш за все, слід якомога швидше повідомити адресата про те, що сталося. Поясніть або вкажіть причину, чому було прийнято таке рішення, або сталася така ситуація. Надайте людині можливість обговорити з вами ситуацію. Крім того, залежно від ситуації та від того, чи ви винні, ви можете запропонувати якусь компенсацію, альтернативні чи можливі рішення для проблеми.
- Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… — Незважаючи на мої зусилля, виявилось неможливим …
- I’m afraid I’ve got some bad news for you — Боюсь, у мене є для вас погані новини.
- Unfortunately, I have to tell you that… — На жаль, я повинен сказати вам, що …
- I’m afraid that we can’t (do something) — Я боюся, що ми не можемо (щось зробити).
- It’s out of my hands… — Це від мене не залежить…
- I’m going to have to focus all my attention on it — Мені доведеться зосередити на цьому всю свою увагу.
- We apologise for (what you’re apologising for) — Приносимо свої вибачення за (що ви вибачаєтеся).
- I wish to apologise for… — Я хочу вибачитися за …
- I regret any inconvenience caused by… — Я шкодую про незручності, спричинені…
- I apologise for the problems you’ve had — Прошу вибачення за проблеми, які ви мали.
- Please accept my apologies — Прийміть мої вибачення.
Як попросити про щось у листі?
Буває, що нам потрібно написати листа і про щось у ньому попросити. Зазвичай ми робимо це перед тим, як закінчити текст листа. Доречними будуть наступні фрази:
- We would appreciate it if you would... — Ми були б вдячні, якби ви…
- I would be grateful if you could... — Буду вдячний, якщо ви зможете...
- Could you please send me... — Чи не могли б ви надіслати мені...
- Could you possibly tell us/let us have... — Не могли б ви сказати нам/надати нам...
- In addition, I would like to receive... — Крім того, я хотів би отримати...
- It would be helpful if you could send us... — Було б добре, якщо б ви могли надіслати нам...
- I would appreciate your immediate attention to this matter — Я був би вдячний за вашу безпосередню увагу до цього питання.
- Please let me know what action you propose to take — Будь ласка, дайте мені знати, які заходи ви пропонуєте вжити.
Іноді потрібно звернути особливу увагу на певний момент. Ви можете зробити це за допомогою таких фраз:
- Please note that… — Будь ласка, зверніть увагу, що…
- I’d like to call your attention to… — Я хотів би звернути вашу увагу на …
- I’d like to emphasise that… — Я хотів би наголосити, що …
Як завершити листа?
Зазвичай, у заключних рядках у ділового листа ми робимо посилання на майбутню подію, повторюємо вибачення та пропонуємо допомогу.
Використовуємо «enclosed» для листів та «attached» для емейлів.
Якщо ви додаєте більше інформації до свого листа або електронного листа, ви можете повідомити одержувача:
- The information you requested is enclosed/attached — Інформація, яку ви просили додається.
- Please find… enclosed/attached… — Інформація, яку ви просили додається.
- I’ve attached the ... for your review — Я прикріпив ..., щоб ви могли переглянути.
- Could you please sign the attached form and send it back to us? – Чи не могли б ви підписати вкладену форму і відправити її назад до нас?
Якщо ж ми хочемо запропонувати свою допомогу:
- Would you like us to …? — Чи хотіли б ви, щоб ми …?
- We would be happy to … — Ми були б раді …
- We are quite willing to … — Ми цілком готові …
- Our company would be pleased to … — Нашій компанії буде приємно …
І, власне, всі інші фрази, які ми зазвичай пишемо в кінці листа:
| If we can be of any further assistance, please let us know | Якщо ми можемо вам чимось допомогти, будь ласка, повідомте нас про це |
| For further details… | Для отримання додаткової інформації… |
| If you require more information… | Якщо вам потрібна додаткова інформація… |
| Thank you for taking this into consideration | Дякуємо вам за увагу до цього |
| We hope you are happy with this arrangement | Ми сподіваємось, Ви задоволені цією домовленістю |
| We look forward to a successful working relationship in the future | Ми сподіваємось на успішні робочі відносини в майбутньому |
| We would be (very) pleased to do business with your company | Ми були б (дуже) раді мати справу із вашою компанією |
| I would be happy to have an opportunity to work with your firm | Я був би радий мати можливість співпрацювати з Вашою фірмою |
| I look forward to seeing you next week | Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на наступному тижні |
| I would appreciate your reply | Буду вдячний за вашу відповідь |
| I look forward to doing business with you in the future | З нетерпінням чекаю співпраці з вами у майбутньому |
| I enjoyed working with you and look forward to… | Мені сподобалось працювати з вами і сподіваюся на… |
Коментарі
Саме те,що шукала.
Дякую
Замечательно! Спасибо!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)