Business letter або діловий лист — це формальний документ, який використовується для офіційного спілкування між компаніями або між організацією та окремою особою. Його особливостями є формальний стиль та конкретна структура.
Коли співпраця з міжнародними партнерами стає не просто бажаною, а необхідною, вміння писати ділові листи англійською мовою стає надзвичайно важливим.
Створення такого тексту може здаватися складним завданням навіть, коли потрібно послуговуватись українською мовою. Що говорити про іноземну?!
Проте ми підготували чітку структуру та поради, що однозначно сприятимуть успішній комунікації з колегами, кар’єрному розвитку для вас і процвітанню — для компанії.
Структура ділового листа
Діловий лист — ефективний спосіб комунікувати з колегами, партнерами та представниками будь-яких компаній.
Ця форма спілкування має свої переваги, зокрема, чітку та зрозумілу структуру, а також можливість закріпити будь-яку домовленість у зручному варіанті й повертатись до неї у випадку необхідності.
Перш ніж почати писати, встановіть або дізнайтесь мету листа. Ви робите запит, надаєте інформацію чи відповідаєте на попереднє повідомлення?
Розуміння мети допоможе вам залишатися зосередженим і лаконічним.
Будьте уважні: залежно від вашої кінцевої мети, наповнення ділового листа може змінюватися. Наприклад, якщо ви пишете лист-запит, то вам потрібно детально описати причину та очікування. Якщо це лист-відповідь — важливо звернутися до змісту попередньої кореспонденції.
Також зміст може варіюватися залежно від рівня формальності та стосунків з отримувачем. Відповідно, листи-подяки та листи-запрошення можуть мати різні акценти та формулювання, адаптовані під конкретні обставини та аудиторію.
Однак, структура листа залишається незмінною та містить 5 основних пунктів.
Розгляньмо їх детальніше!
Привітання
Розпочати варто з привітання, що у діловому листуванні має бути формальним. Ось кілька порад щодо вітань!
- Використовуйте Dear перед ім’ям отримувача.
- Якщо ви знаєте ім’я, використовуйте його з відповідним титулом — Mr., Ms., Dr.
Для чоловіків завжди використовується Mr, незалежно від віку чи сімейного статусу.
- Mrs — місис — це ввічливе звертання до заміжніх жінок.
- Miss — міс — використовується для незаміжніх дівчат та жінок.
- Ms — міс — якщо невідомо чи одружена жінка, завжди додаємо прізвище.
Якщо ж ім’я вам невідоме — можна використати загальне Dear Sir/Madam.
Dear Mr. Smith,
Шановний пане Сміт,
Вступна частина
У вступному абзаці коротко представте себе, та чітко зазначте причину написання листа. Це допоможе отримувачу одразу зрозуміти контекст і суть вашого звернення.
My name is Valeria Yanovska, Partnerships Manager at the Cambridge.ua. I am writing to discuss a potential collaboration between our companies.
Мене звати Валерія Яновська, менеджер з питань партнерства Cambridge.ua. Я пишу Вам, щоб обговорити потенційну співпрацю між нашими компаніями.
Якщо це не перша комунікація — можна розпочати з приємного вітання та згадки про попередній контакт. Це допоможе створити дружню атмосферу та забезпечить плавний перехід до основної теми листа.
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well. I am pleased to continue our previous conversation regarding the potential collaboration between our companies. Your interest in our proposal is encouraging, and I am confident that our cooperation will be mutually beneficial.
Шановний пане Сміт,
Сподіваюся, у вас все добре. Я рада продовжити нашу попередню розмову щодо потенційної співпраці між нашими компаніями. Ваша зацікавленість пропозицією є обнадійливою, і я впевнена, що наша колаборація буде взаємовигідною.
Основна частина
Зміст листа має бути ясним і впорядкованим. Розділіть його на кілька абзаців, кожен з яких містить окрему думку або питання. Використовуйте зрозумілі речення та уникайте зайвих деталей.
Важливо: кожна нова ідея або пункт повинні бути описані в окремих абзацах.
Our educational centre specialises in providing high-quality educational services and is always open to new opportunities and partnerships that will contribute to mutual development.
We are confident that cooperation with your company can become a successful and mutually beneficial project.
We offer a partnership in which Cambridge.ua will provide corporate English language training for your employees.
Our individual programmes are designed to meet the specific needs of large companies. Classes can be held 2 or 3 times a week, both online and offline, with bonuses such as free testing and a free trial lesson. All participants will receive certificates at the end of the course.
Qualified teachers will work closely with your team to improve language skills, focusing on relevant vocabulary, business communication and cultural nuances needed to interact effectively in an international business environment.
Натисніть тут, Наш освітній центр спеціалізується на наданні високоякісних освітніх послуг і завжди відкритий до нових можливостей та партнерств, які сприятимуть взаємному розвитку. Ми впевнені, що співпраця з вашою компанією може стати успішним і взаємовигідним проєктом. Пропонуємо партнерство, в рамках якого Cambridge.ua буде залучений до проведення корпоративного навчання англійської мови для ваших співробітників. Наші індивідуальні програми розроблені з урахуванням специфічних потреб великих компаній. Заняття можуть проходити 2 або 3 рази на тиждень як онлайн, так і офлайн, з бонусами у вигляді безкоштовного тестування і безкоштовного пробного уроку. В кінці курсу всі учасники отримають сертифікати. Кваліфіковані педагоги тісно співпрацюватимуть з вашою командою для покращення мовних навичок, зосереджуючись на актуальній лексиці, діловому спілкуванні та культурних нюансах, необхідних для ефективної взаємодії в міжнародному бізнес-середовищі. щоб прочитати переклад!
Висновок
У кінцевому абзаці коротко підсумуйте основну ідею вашого листа й обовʼязково додайте call to action. Тобто зазначте яких дій ви очікуєте від отримувача та подякуйте за увагу до вашої пропозиції.
We are confident that classes with our experienced teachers will significantly improve the skills of your team and contribute to the overall success of the company.
We look forward to discussing the details of potential cooperation as soon as possible.
Ми впевнені, що заняття з нашими досвідченими викладачами значно підвищать кваліфікацію вашої команди та сприятимуть загальному успіху компанії.
Будемо вдячні за відповідь і готові обговорити деталі потенційної співпраці у найкоротший термін.
Зверніть увагу, що прощатись у ділових листах варто за допомогою формальних виразів. Наприклад:
- Sincerely,
- Kind regards,
- Stay in touch,
- Best regards,
- Faithfully yours,
- Best wishes.
Thank you for your time and consideration.
Kind regards
Дякуємо за ваш час та увагу.
З повагою
Завершення листа: підпис та контактні дані
Обовʼязково в кінці листа додайте кілька рядків з вашим підписом. Тут варто вказати ваше ім’я, посаду, назву компанії та контактну інформацію. Крім цього, ви можете залишити посилання на сайт вашої компанії або інші канали звʼязку з вами.
Valeriia Yanovska
Partnership Manager Cambridge.ua
valeriia@example.com
+38 123 456 7890
Ось і все! Залишилось кілька штрихів, що допоможуть довести ваш лист до ідеалу.
В першу чергу варто пересвідчитись, що ви не припустились помилок в тексті. Тож радимо прочитати лист вголос і переконатись, що він є чітким, зрозумілим, ввічливим та грамотним.
Виправте все, що може викликати непорозуміння або сприйматись двозначно. Памʼятайте, що від першого контакту залежить уся подальша співпраця!
Корисні поради для написання ділового листа
У цьому розділі розглянемо декілька порад, що допоможуть написати діловий лист англійською правильно, навіть якщо ви робите це вперше!
Вибір правильного стилю та тону
Вибір правильного стилю та тону під час написання ділового листа має вирішальне значення для ефективного спілкування! Вдалий стиль допомагає точно й зрозуміло передати зміст, тоді як відповідний тон демонструє повагу до адресата, налаштовує на конструктивний діалог та формує позитивне враження про вас або вашу організацію.
Наприклад, надто неформальний або занадто різкий тон може бути сприйнятий як непрофесійність чи навіть неповага. Натомість ввічливий, нейтральний і водночас впевнений тон викликає довіру та сприяє налагодженню ділових стосунків.
Також важливо враховувати контекст: звернення до партнера та клієнта потребують різного рівня офіційності, чи не так? Загалом, правильний стиль і тон ділового листа не лише підвищують шанси на позитивну відповідь, а й зміцнюють ваш професійний імідж та репутацію.
Тож перед тим, як починати писати діловий лист англійською мовою, радимо вам визначитися із його метою та згадати про людину чи організацію, якій пишете. Від цього буде варіюватися як стиль та обсяг, так і лексика вашого листа.
Яких слів краще уникати?
У діловому листі англійською мовою важливо уникати слів і виразів, які можуть здатися надто розмовними, емоційними або непрофесійними.
Одними з них є граматичні скорочення, такі як: «Iʼm», «weʼll», «sheʼs». В більшості випадків у сучасній англійській мові викладачі та мовознавці радять використовувати саме їх, проте ділова та офіційна комунікація — не один із них. Тож у листі краще використати повні форми: «I am», «we will», «she is».
Також у діловому листі не варто використовувати сленг, що є притаманним виключно для розмовної англійської мови. Ця порада здається очевидною, проте іноді ми забуваємо, що такі слова буденного вжитку як «vibe» та «stan» є сленговими, і можемо випадково вжити їх у business letter.
Окрім цього, не радимо використовувати розмовні абревіатури, такі як «ASAP» та «IDK», а також скорочення, такі як «wanna» або «lemme».
До того ж, обережним варто бути із емоційно забарвленою лексикою. Тобто слова «terrible» або «amazing» можуть здатися недоречними, або ж навіть вказати на непрофесійність автора листа. Притримуйтесь офіційного та нейтрального стилю!
Використання ввічливих фраз
Використання ввічливих фраз у діловому листуванні англійською мовою є важливою складовою професійного спілкування. Ввічливість допомагає створити позитивне враження, налагодити доброзичливі стосунки та підвищує шанси на успішну співпрацю.
Такі фрази, як «I hope you are well» чи «Thank you for your time», демонструють повагу до адресата, пом’якшують прохання або зауваження та сприяють ефективній комунікації.
В результаті, чемність у листуванні допомагає уникнути конфліктів і підтримувати ділові зв’язки на високому рівні. Про корисні фрази, що допоможуть вам досягнути таких результатів поговоримо далі!
Головні табу ділового листування
Слова, фрази або формулювання здатні зруйнувати всі ваші спроби налагодити співпрацю з діловим партнером. Уникайте висловлень, що можуть містити агресію, надмірну критичність, непрофесіоналізм або недбалість.
Для того, щоб укласти угоду про партнерство чи збудувати надійні ділові відносини, обовʼязково ознайомтесь з табу в робочій комунікації.
Пункт 1
Не варто починати лист зі слів:
- Unfortunately... — На жаль...
- I am afraid that... — Я боюся, що...
- I am sorry to inform you that... — Мені дуже шкода це повідомляти...
- We regret to inform you that... — Ми з жалем повідомляємо вам про це...
Як би вам не хотілося повідомити про проблему відразу, не варто робити це після привітання.
Розглянемо приклад як можна підвести до негараздів плавно та не викликати негативних емоцій.
- I have to inform you that we have a small discrepancy that we need to discuss as soon as possible! — Маю повідомити вам, що у нас виникла невелика розбіжність, яку ми повинні обговорити якомога швидше!
Пункт 2
Як ми зазначали вище, не можна використовувати скорочення. Милі фрази, які економлять час і додають теплоти вашому посланню, краще використовувати в неформальному листуванні.
Наведемо більше прикладів таких фраз:
- CU — побачимося,
- tkx/TX — дякую,
- RUOK? — ти в порядку?
- FYI — до твого відома.
Пункт 3
Не забувайте попередити одержувача про прикріплені файли. У паперовому варіанті ділового листа, як правило, також варто супроводжувати великі за обсягом документи короткою інформацією про їх зміст.
Корисні фрази:
- We are sending you ... under separate cover — Надсилаємо вам ... під окремою обкладинкою.
- Please enclose ... with your reply — Просимо додати ... до вашої відповіді.
- Enclosed you will find a copy of the contract… — У додатку ви знайдете копію договору...
Тож тепер ви знаєте як сформувати хороший робочий лист, але радимо ще переглянути відповіді на питання, що можуть виникати в процесі написання!
Приклади ділових листів англійською мовою
Пропонуємо вам розглянути приклад ділового листа на тему підтвердження наявності товару.
Dear Sir or Madam,
I am writing to inquire about the availability of the EcoPro 300 air purifiers listed on your website. We are interested in purchasing 20 units for our office facilities and would like to confirm stock availability, pricing, and estimated delivery time.
Please also let us know if there are any discounts for bulk orders. Looking forward to your response.
Sincerely, Michael Green
Procurement Manager of GreenTech Solutions
Шановні пані та панове,
Звертаюся, щоб дізнатися про наявність очищувачів повітря EcoPro 300, розміщених на вашому сайті. Ми зацікавлені в купівлі 20 одиниць для офісу і хотіли б підтвердити наявність, ціну та орієнтовний термін доставки.
Також просимо повідомити, чи передбачені знижки при оптовому замовленні. Чекаємо на вашу відповідь.
З повагою, Майкл Грін
Менеджер із закупівель компанії GreenTech Solutions
Наступний лист — на тему запиту про співпрацю. У ньому чітко простежується кожна із розглянутих нами частин ділового листа — привітання, вступна та основна частини, висновок та завершення листа.
Dear Mr. Adams, I hope this message finds you well.
My name is Natalia Horbachevska, and I represent Verta Solutions, a company specializing in sustainable packaging solutions.
We have been following your company’s work in the eco-retail sector and believe there is strong potential for mutually beneficial cooperation. We would be glad to schedule a short call to explore possible areas of collaboration.
Please let us know a suitable time for you. Looking forward to your reply.
Best regards, Natalia Horbachevska
Partnership Manager of Verta Solutions
Шановний пане Адамсе! Сподіваюся, що у вас все добре.
Мене звати Наталія Горбачевська, я представляю компанію Verta Solutions, яка спеціалізується на екологічному пакуванні.
Ми з цікавістю слідкуємо за діяльністю вашої компанії в секторі еко-ритейлу та вважаємо, що можемо бути корисними одне одному. Будемо раді організувати короткий дзвінок, щоб обговорити можливі напрями співпраці.
Повідомте, будь ласка, зручний для вас час. Чекаємо на відповідь.
З повагою, Наталія Горбачевська
Менеджерка з партнерств компанії Verta Solutions
Корисні фрази для ділового листування
У діловому листуванні важливо не лише чітко викладати думки, а й використовувати правильні фрази. Цей розділ містить корисні вирази для різних ситуацій, які допоможуть створити професійний і ввічливий лист.
Допомогти вам правильно розпочати повідолмення можуть наступні фрази:
- I hope this message finds you well — Сподіваюся, що у вас усе добре.
- I am writing to inquire about… — Пишу, щоб дізнатися про…
- I am contacting you regarding… — Звертаюся до вас щодо…
- Regarding your email… — Посилаючись на ваш лист…
- I would like to express my interest in… — Хочу висловити зацікавленість у…
- Thank you for your prompt response — Дякую за вашу оперативну відповідь.
Часто ділові листи пишуться із метою отримати щось від адресата. Правильно висловити прохання чи пропозицію вам допоможуть такі фрази англійською:
- I would be grateful if you could… — Буду вдячний, якщо ви зможете…
- Could you please provide…? — Чи могли б ви надати…?
- We would appreciate it if you could… — Ми були б вдячні, якби ви могли…
- Please let us know if you are available… — Будь ласка, повідомте, чи вам зручно…
- I am writing to request… — Пишу, щоб запитати / замовити…
- We are interested in establishing cooperation — Ми зацікавлені у налагодженні співпраці.
- Would it be possible to…? — Чи було б можливо…?
Іноді й ви можете бути адресатом, тобто отримувати пропозиції від інших осіб або ж компаній. Відповісти на такий запит допоможуть наступні фрази:
- We are pleased to confirm… — Раді підтвердити…
- I’m happy to inform you that… — Із задоволенням повідомляю, що…
- Thank you for your interest in… — Дякуємо за зацікавленість у…
- We would be glad to collaborate with your company — Ми були б раді співпрацювати з вашою компанією.
- I can confirm the meeting for… — Підтверджую зустріч на…
- We regret to inform you that… — На жаль, змушені повідомити, що…
- Please accept our sincere apologies for… — Прийміть наші щирі вибачення за…
- Unfortunately, we are unable to… — На жаль, ми не можемо…
А для завершення листа використовуйте такі конструкції:
- Should you have any questions, please do not hesitate to contact me — Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, не вагайтеся звертатися.
- I look forward to your reply — З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
- We hope to hear from you soon — Сподіваємося найближчим часом отримати від вас новини.
- Thank you for your time and attention — Дякую за ваш час і увагу.
- I look forward to our cooperation — Очікую на нашу подальшу співпрацю.
Frequently Asked Questions
Чи можна використовувати емодзі в діловому листуванні?
Все залежить від контексту. Переважно вони не використовуються, особливо, якщо йдеться про листування з малознайомими людьми. Емодзі в діловому листі можуть бути сприйняті контроверсійно і вплинути на вашу репутацію в очах адресата.
Однак, якщо ви зумієте налагодити довготривалі робочі стосунки з вашими колегами чи партнерами, а також чітко зрозуміти контекст спілкування, то зможете використовувати доцільні емодзі в певних ситуаціях.
Як зробити акцент на важливому повідомленні?
Розуміємо, іноді лист хочеться або ж треба помітити тегом ASAP, але варто знати про доречність цього у вашій діловій комунікації.
В робочому листуванні також не варто писати, використовуючи Caps lock.
А що ж робити, якщо наголосити на терміновості чи важливості все-таки необхідно? Для того, щоб дати зрозуміти співрозмовнику важливість повідомлення, використовуйте наступні фрази:
- I would like to underline… — Я б хотів підкреслити…
- Please note… — Майте на увазі…
- I would like to draw your attention… — Я б хотів звернути вашу увагу…
- Please pay more attention to … — Будь ласка, зверніть більше уваги на….
Важливо: не використовуйте багато знаків оклику, адже це може сприйматися як агресія та неповага до співрозмовника.
Як перепросити за затримку з відповіддю на лист?
Іноді стається emergency situation, що заважає сконцентруватись на роботі. Тож, що робити коли ви протермінували відповідь на важливий лист?
Звісно, можна сказати — sorry for the late response, вибачте за пізню відповідь, але це не завжди виглядатиме професійно, тому рекомендуємо вам запам’ятати наступні доречні фрази:
- Sorry for the delay in responding, your email was lost in the shuffle. I realize this may have disrupted your schedule, and I’m truly sorry — Вибачте за затримку з відповіддю, ваш лист загубився в потоці. Я розумію, що це могло вплинути на ваш робочий процес, і я щиро перепрошую.
- I apologize for my delayed response — Прошу вибачення за затримку з відповіддю.
- I appreciate your understanding as I navigate a particularly busy period — Я ціную ваше розуміння, оскільки я переживаю особливо напружений період.
- Your question is important to me, and I will address it promptly — Ваше питання важливе для мене, і я негайно на нього відповім.
- I was attending to a critical issue and couldn’t get back to you as quickly as I would have liked. Thank you for your patience — Я вирішував (-ла) важливу проблему та не міг (могла) зв’язатися з вами так швидко, як хотілося б. Дякую за терпіння.
- Late reply, but I wanted to make sure I have all the information before getting back to you — Відповідаю зі запізненням, але я хотів(-ла) переконатися, що маю всю інформацію, перш ніж зв’язатися з вами.
Як ввічливо відмовити чи висловити незгоду?
Відмова не лише прояв неможливості виконати прохання. Це можливість продемонструвати професіоналізм та розуміння ділового етикету, висловлюючи свої міркування та показуючи повагу до співрозмовника.
Ось кілька варіантів, які доречно використовувати у діловому листі:
- I’d have to disagree with you there — Змушений з вами не погодитися тут.
- Unfortunately, we have to refuse you — На жаль, ми вимушені відмовити вам.
- Thank you for your efforts, but we are unable to accept your offer — Дякуємо за докладені зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію.
- Unfortunately, this offer did not satisfy us — На жаль, ця пропозиція не задовольнила нас.
- I don't share your opinion about... — Не поділяю вашу думку з приводу...
Пам’ятайте, що в діловій комунікації успіх залежить від уміння поєднувати структурованість, емпатію та професійність. Така формула допоможе досягти порозуміння та побудувати міцні робочі відносини.
Тож сьогодні ви дізнались більше про ділове листування англійською мовою та зрозуміли, що відпрацювання навичок ведення ділової комунікації допомагають ефективно взаємодіяти з колегами, партнерами та клієнтами з усього світу.
А якщо ви хочете навчитись писати мотиваційний лист англійською, проводити переговори, презентувати проекти та вирішувати конфлікти, що є ключовими для успіху в міжнародному бізнес-середовищі — обирайте курси англійської для дорослих у Сambridge.ua.
І нехай всі ваші листи будуть успішними, а комунікації — продуктивними!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)