Найогидніші звички електронного листування

Якщо ви досконало вивчили ділову англійську, проте все ще не знаходите спільну мову із колегами під час листування за допомогою e-mail, саме час перевірити, що ж із вашими листами не так. Проблемою можуть бути певні індивідуальні питання, проте можна несвідомо дратувати оточуючих своїми звичками. Ми зібрали список речей, котрий дратує абсолютно усіх при спілкуванні електронною поштою, і пропонуємо перевірити, можливо, ви несвідомо робите ці помилки при листуванні із колегами.

1. Довгі листи одним абзацом. Звісно, це не стосується коротких відповідей або повідомлень. А ось досить довгі та великі тексти у такому форматі сприймати дуже складно.
2. Повідомлення, що залишились без відповіді. Деякі листи не потребують обов’язкових відповідей, проте на інші слід відповідати хоча б з точки зору ввічливості, щоб показати, що ви з ними ознайомились.
3. Зміст листа не співпадає із заголовком. Людина, що читатиме листа, сподівається дізнатись щось, що стосується вказаної теми. Інакше вона буде відчувати себе ошуканою.
4. Лист взагалі без заголовку. Тема листа допомагає визначити його пріоритет, а пізніше – легко знайти потрібне. Це все неможливо зробити, якщо у листа просто немає теми.
5. Помітка «терміново» на повідомленнях, що не настільки важливі. Коли людина відкриває лист, очікуючи, що він потребує термінової уваги, але вже працюючи із ним, розуміє, що це не так – вона відчуває себе ошуканою. І по суті, так і є.
6. Повідомлення, переповнені помилок. Це вважається зневагою до співбесідника, до того ж, багато хто складає враження про людину та рівень її компетентності за письмом.
7. Листи, написані літерами у верхньому регістрі. Їх зазвичай трактують так: або людина не знає, де знаходиться кнопка Caps Lock і не знайома із етикетом електронного листування, або вона дуже зла і кричить на співбесідника.
8. E-mail у форматі SMS. Слід враховувати, що електронна пошта – більш формальне листування, тому усілякі скорочення на кшталт lol або brb, а також ігнорування правил пунктуації тут недоречні.
9. Відповідь усім учасникам листування без необхідності. Не слід залучати інших людей у питання, котрі можна вирішити вдвох із відправником – це просто буде відволікати чужу увагу, і колеги вам за це не будуть вдячні.