Как часто вы останавливались перед пустым экраном, поскольку не могли подобрать идеальные слова, чтобы произвести впечатление? Волновались, что ваше письмо не принесет пользы компании и несколько раз его переписывали?
В эпоху цифровой коммуникации, где короткие сообщения и быстрые ответы становятся нормой, деловые письма также важно уметь писать.
Ведь, независимо от того, пишете ли вы письмо к потенциальному партнеру или обращаетесь к клиенту, умение составлять business letter может стать вашим конкурентным преимуществом.
Поэтому в этом блоге мы поделимся 10 практическими советами, которые помогут создавать профессиональные, четкие и эффективные деловые письма.
1. Четко определите цель письма
Для того, чтобы ваше деловое письмо было убедительным с первых строк, обязательно начните его с четкого определения цели.
Первый абзац должен содержать основную мысль, просьбу или причину, по которой вы собственно и обращаетесь к получателю.
- I am writing to inquire about the availability of your conference rooms for our upcoming event — Я пишу для того, чтобы узнать о наличии свободных конференц-залов для нашего предстоящего мероприятия.
- I would like to inform you that our company will be launching a new product line next month — Я хотел бы сообщить вам, что в следующем месяце наша компания запускает новую линейку продуктов.
- We are interested in discussing a potential partnership between our companies — Мы заинтересованы в обсуждении потенциального партнерства между нашими компаниями.
Помните, что конкретность и понятность в начале сообщения задаст тон всему тексту и поможет читателю настроиться на правильное восприятие информации.
К тому же четкая цель поможет правильно структурировать все дальнейшее письмо. Ведь каждое следующее предложение или абзац должны поддерживать и развивать основную мысль, которую вы собственно и отметили с первых строк.
2. Придерживайтесь формального тона
В деловой переписке важно использовать формальный тон общения, то есть, избегать сленга, жаргона и сокращений.
В случаях, даже если вы хорошо знакомы с адресатом, формальный стиль поможет поддерживать профессиональный уровень коммуникации. К примеру, вместо «can’t» используйте «cannot», а вместо «I’ll» — «I will».
Официальный стиль также требует использования соответствующих формулировок и обращений. Давайте рассмотрим их!
- Dear Mr. Smith — Уважаемый господин Смит.
- Attach the necessary documents — Прилагаем необходимые документы.
- We appreciate your prompt attention to this matter — Мы благодарны за ваше оперативное внимание к этому вопросу.
- We regret to inform you that your application has been unsuccessful — К сожалению, мы вынуждены сообщить, что ваша заявка была отклонена.
3. Будьте вежливыми
Вежливость — один из ключевых элементов business letter. Даже если вы пишете письмо с целью выразить недовольство, важно быть сдержанным и корректным. Для этого следует употреблять следующие фразы!
- Thank you for your attention to this matter — Спасибо за ваше внимание к этому вопросу.
- Could you please provide the necessary documentation by the end of this week? — Не могли бы вы предоставить необходимую документацию до конца этой недели?
- We would be grateful if you could review the proposal as soon as possible — Будем благодарны, если вы рассмотрите предложение как можно быстрее.
- Please let me know if you require any further information — Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.
Такие маленькие, но важные вещи помогут поддержать доброжелательный тон и будут способствовать более эффективной коммуникации.
4. Обеспечьте логическую последовательность письма
Как мы отмечали ранее, деловое письмо должно быть логически структурированным — каждый абзац должен быть связан с предыдущим, а все мысли — четко раскрыты.
Для этого советуем использовать переходные фразы и связи между абзацами — так текст будет плавным и понятным для получателя.
- Firstly, we would like to thank you for your continued support — Во-первых, мы хотели бы поблагодарить вас за вашу постоянную поддержку.
- However, it is important to consider the following factors before making a decision — Однако, перед принятием решения важно учесть следующие факторы.
- Finally, please ensure that all documents are submitted by the deadline — Наконец, пожалуйста, убедитесь, что все документы поданы до конечного срока.
Логическая последовательность не только лучше раскрывает вашу просьбу, но и делает письмо профессиональным и приятным для чтения. Адресат сможет просто следить за вашей мыслью и соответственно реагировать на ваши запросы или предложения.
5. Будьте точными и конкретными
Всегда старайтесь четко формулировать свои мысли и избегать расплывчатых фраз и общих утверждений. К примеру, вместо «I need the document soon» попросите конкретнее «I need the document by August 15th».
- I need the report by 5:00 PM on Friday, August 15th — Мне нужен отчет до 17:00 в пятницу, 15 августа.
- Please send the payment of $2,500 by the end of this month — Пожалуйста, пришлите платеж в размере $2,500 до конца этого месяца.
- We will need five copies of the signed contract for our records — Нам понадобится пять копий подписанного контракта для нашей документации.
Кроме того, убедитесь, что все цифры, факты и даты в письме правильно указаны. Ошибки могут привести к серьезным и не желательным последствиям, поэтому, перед тем, как отправить business letter, тщательно проверьте информацию.
6. Избегайте чрезмерного использования сложных слов
Несмотря на то, что у вас может возникнуть соблазн использовать сложную лексику, чтобы показать свою эрудированность, в деловой корреспонденции лучше этого избегать.
Употребление таких слов может запутать адресата и создать впечатление, будто вы пытаетесь усложнить ситуацию. Стремитесь к понятности в ваших высказываниях. Давайте сравним!
❌ The company’s remunerative growth trajectory is contingent upon the procurement of optimal fiscal strategies — Траектория прибыльного роста компании зависит от выбора оптимальных фискальных стратегий.
✅ The company’s growth depends on finding the right financial strategies — Рост компании зависит от поиска правильных финансовых стратегий.
❌ It is imperative that we ameliorate the efficiency of our operational modalities — Крайне важно, чтобы мы повысили эффективность наших операционных методов.
✅ We need to improve the efficiency of our operations — Нам нужно повысить эффективность наших операций.
Этот совет не означает, что ваш текст должен быть примитивным. Просто убедитесь, что то, о чем вы пишете — понятно и уместно в контексте. Так вы будете иметь больше шансов достичь цели.
7. Используйте соответствующие обращения
Обращения в деловом письме должны быть с должным уважением к вашему получателю. В случаях, если вы знаете имя, то используйте его с соответствующим обращением:
- Dear Mr. Johnson — Уважаемый мистер Джонсон,
- Dear Ms. Smith — Уважаемая госпожа Смит,
- Dear Dr. Anderson — Уважаемый доктор Андерсон,
- Dear Professor Brown — Уважаемый профессор Браун.
А если вы не знаете имя, то подойдут такие варианты:
- Dear Hiring Manager — Уважаемый менеджер по найму,
- Dear Customer Service Team — Уважаемая команда обслуживания клиентов.
Помните, что обращение задает настроение всему письму. Поэтому, когда вы выбираете корректную и вежливую форму, то показываете уважение к получателю и устанавливаете положительный тон для дальнейшей коммуникации.
8. Завершайте письмо правильно
Конечный абзац вашего письма должен подытожить сказанное и указать на дальнейшие действия. Поэтому используйте следующие фразы:
- I look forward to your response — С нетерпением жду вашего ответа.
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас возникнут вопросы.
- I hope to hear from you soon — Надеюсь услышать вас в ближайшее время.
Это покажет вашу готовность к дальнейшему общению и поощряет адресата к ответу.
А в конце письма обязательно используйте:
- Yours sincerely — С уважением,
- Yours faithfully — Искренне ваш,
- Best regards — С наилучшими пожеланиями.
9. Проверяйте орфографию и грамматику
Перед тем как отправить письмо, обязательно проверьте его на наличие орфографических, грамматических и стилистических ошибок.
Даже одна небольшая ошибка может создать негативное впечатление о вас как о профессионале. Просмотрите письмо несколько раз или воспользуйтесь программами для проверки правописания, например Grammarly.
Помните, что качество вашего письма показывает ваше внимание к деталям и серьезность намерений. Отсутствие ошибок демонстрирует вашу ответственность и профессионализм, что важно в бизнес-коммуникации.
10. Придерживайтесь структуры
Ваш текст должен иметь четкую и понятную структуру. Она обычно содержит следующие элементы:
- шапка — адрес отправителя и дата,
- приветствие,
- основная часть — здесь вы излагаете свою мысль или предложение,
- завершающий абзац — выводы и предложения дальнейших действий,
- завершение — вежливое прощание,
- подпись.
Пример делового письма на английском языке
А теперь, когда мы знаем о том, как писать business letter, предлагаем взглянуть на готовый пример такого письма на английском!
Надеемся, он поможет лучше понять важные нюансы написания деловых текстов.
Valeriia Chumachenko
123 Kyiv Street
Kyiv, 01001
valeriia.chumachenko@email.com
+380 44 123 4567
August 12, 2024
Dear Mr. Johnson,
I am writing to discuss a potential collaboration between our companies. As a leading provider of educational services, we believe that partnering with your esteemed organization, Cambridge University Press, could result in mutually beneficial outcomes.
Our team has thoroughly researched your recent developments in digital learning tools, and we are particularly impressed by your commitment to innovation and customer satisfaction. We would like to explore the possibility of working together on a project that could enhance both our offerings in the market.
To this end, I would appreciate it if we could schedule a meeting at your earliest convenience to discuss this opportunity in more detail. I will be available next week and will be happy to arrange a time that suits you.
Thank you for considering this proposal. I look forward to your response.
Yours sincerely,
Valeriia Chumachenko
Content Manager
Grade Education Centre
Обратите внимание на перевод письма на украинский язык!
Валерия Чумаченко
Киевская улица, 123
Киев, 01001
valeriia.chumachenko@email.com
+380 44 123 4567
12 августа 2024 года
Уважаемый господин Джонсон,
Я пишу Вам, чтобы обсудить потенциальное сотрудничество между нашими компаниями. Как ведущий поставщик образовательных услуг, мы считаем, что партнерство с вашей уважаемой организацией, Cambridge University Press, может привести к взаимовыгодным результатам.
Наша команда тщательно изучила ваши последние разработки в области цифровых инструментов обучения, и нас особенно впечатлила ваша приверженность к инновациям и удовлетворению потребностей клиентов. Мы хотели бы рассмотреть возможность совместной работы над проектом, который мог бы улучшить наши предложения на рынке.
С этой целью я была бы благодарна, если бы мы смогли запланировать встречу в удобное для вас время, чтобы обсудить эту возможность подробнее. Я буду доступна на следующей неделе и с радостью соглашусь на удобное для вас время.
Спасибо за рассмотрение этого предложения. Я с нетерпением буду ждать Вашего ответа.
С уважением,
Валерия Чумаченко
контент-менеджер
Grade Education Centre
Теперь вы знаете как написать деловое письмо и с легкостью достигнете своих бизнес-целей.
Продолжайте изучать English для того, чтобы добиться успеха в непростой и конкурентной среде — в этом помогут курсы английского языка в Первом Кембриджском центре!
Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)