Business letter или деловое письмо — это формальный документ, который используется для официального общения между компаниями или между организацией и отдельным лицом. Его особенностями являются формальный стиль и четкая структура.
Когда сотрудничество с международными партнерами становится не просто желательным, а необходимым, умение писать деловые письма на английском языке становится чрезвычайно важным.
Создание такого текста может показаться сложной задачей даже когда нужно пользоваться украинским языком. Что говорить об иностранном?!
Однако мы подготовили четкую структуру и советы, которые однозначно будут способствовать успешной коммуникации с коллегами, карьерному развитию для вас и процветанию — для компании.
Структура делового письма
Деловое письмо — эффективный способ коммуницировать с коллегами, партнерами и представителями любых компаний.
Эта форма общения имеет свои преимущества, в частности, четкую и понятную структуру, а также возможность закрепить любую договоренность в удобном варианте и возвращаться к ней в случае необходимости.
Прежде чем начать писать, установите или узнайте цель письма. Вы делаете запрос, предоставляете информацию или отвечаете на предыдущее сообщение?
Понимание цели поможет вам оставаться сосредоточенным и лаконичным.
Будьте внимательны, в зависимости от вашей конечной цели, наполнение делового письма может меняться. Например, если вы пишете письмо-запрос, то вам нужно подробно описать причину и ожидания. Если это письмо-ответ, важно обратиться к содержанию предыдущей кореспонденции.
Также наполнение может варьироваться в зависимости от уровня формальности и отношений с получателем. Соответственно, благодарственные письма, письма-приглашения могут иметь разные акценты и формулировки, адаптированные под конкретные обстоятельства и аудиторию.
Однако структура письма остается неизменной и содержит 5 основных пунктов.
Давайте рассмотрим их подробнее!
Приветствие
Начать стоит с приветствия, которое в деловой переписке должно быть формальным. Вот несколько советов по приветствиям в переписке!
- Используйте Dear перед именем получателя.
- Если вы знаете имя, используйте его с соответствующим титулом — Mr., Ms., Dr.
Для мужчин всегда используется Mr, независимо от возраста или семейного статуса.
- Mrs — миссис — это вежливое обращение к замужним женщинам.
- Miss — мисс — используется для незамужних девушек и женщин.
- Ms — мисс — если неизвестно замужем ли женщина, всегда добавляем фамилию.
Если имя вам неизвестно — можно использовать общее Dear Sir/Madam.
Dear Mr. Smith,
Уважаемый мистер Смит,
Вступительная часть
Во вступительном абзаце кратко представьте себя, и четко укажите причину написания письма. Это поможет получателю сразу понять контекст и суть вашего обращения.
My name is Valeria Yanovska, Partnerships Manager at the First Cambridge Centre. I am writing to discuss a potential collaboration between our companies.
Меня зовут Валерия Яновская, менеджер по вопросам партнерства Первого Кембриджского центра. Я пишу Вам, чтобы обсудить потенциальное сотрудничество между нашими компаниями.
Если это не первая коммуникация — можно начать с приятного приветствия и упоминания о предыдущем контакте. Это поможет создать дружескую атмосферу и обеспечит плавный переход к основной теме письма.
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well. I am pleased to continue our previous conversation regarding the potential collaboration between our companies. Your interest in our proposal is encouraging, and I am confident that our collaboration will be mutually beneficial.
Уважаемый мистер Смит
Надеюсь, у вас все хорошо. Я рада продолжить наш предыдущий разговор о потенциальном сотрудничестве между нашими компаниями. Ваша заинтересованность предложением обнадеживает, и я уверена, что наша коллаборация будет взаимовыгодной.
Основная часть
Содержание письма должно быть ясным и упорядоченным. Разделите его на несколько абзацев, каждый из которых содержит отдельную мысль или вопрос.
Используйте понятные предложения и избегайте лишних деталей.
Важно: каждая новая идея или пункт должны быть описаны в отдельных абзацах.
Our educational centre specialises in providing high quality educational services and is always open to new opportunities and partnerships that will contribute to mutual development. We are confident that cooperation with your company can become a successful and mutually beneficial project.
We offer a partnership in which First Cambridge Centre, will be involved in providing corporate English language training for your employees.
Our individual programmes are designed to meet the specific needs of large companies. Classes can be held 2 or 3 times a week, both online and offline, with bonuses such as free testing and a free trial lesson. All participants will receive certificates at the end of the course.
Qualified teachers will work closely with your team to improve language skills, focusing on relevant vocabulary, business communication and cultural nuances needed to interact effectively in an international business environment.
Нажмите здесь, Наш образовательный центр специализируется на предоставлении высококачественных образовательных услуг и всегда открыт к новым возможностям и партнерствам, которые будут способствовать взаимному развитию. Мы уверены, что сотрудничество с вашей компанией может стать успешным и взаимовыгодным проектом. Предлагаем партнерство, в рамках которого Первый Кембриджский Центр будет привлечен к проведению корпоративного обучения английскому языку для ваших сотрудников. Наши индивидуальные программы разработаны с учетом специфических потребностей крупных компаний. Занятия могут проходить 2 или 3 раза в неделю как онлайн, так и офлайн, с бонусами в виде бесплатного тестирования и бесплатного пробного урока. В конце курса все участники получат сертификаты. Квалифицированные педагоги будут тесно сотрудничать с вашей командой для улучшения языковых навыков, сосредотачиваясь на актуальной лексике, деловом общении и культурных нюансах, необходимых для эффективного взаимодействия в международной бизнес-среде. чтобы прочитать перевод!
Заключение
В заключительном абзаце кратко подытожите основную идею вашего письма и обязательно добавьте call to action. То есть укажите, каких действий вы ожидаете от получателя и поблагодарите за внимание к вашему предложению.
We are confident that classes with our experienced teachers will significantly improve the skills of your team and contribute to the overall success of the company.
We look forward to discussing the details of potential cooperation as soon as possible.
Мы уверены, что занятия с нашими опытными преподавателями значительно повысят квалификацию вашей команды и будут способствовать общему успеху компании.
Будем благодарны за ответ и готовы обсудить детали потенциального сотрудничества в кратчайшие сроки.
Обратите внимание: прощаться в деловых письмах стоит с помощью формальных выражений.
Например:
- Sincerely,
- Kind regards,
- Stay in touch,
- Best regards,
- Faithfully yours,
- Best wishes.
Thank you for your time and consideration.
Kind regards
Спасибо за ваше время и внимание.
С уважением
Завершение письма: подпись и контактные данные
Обязательно в конце письма добавьте несколько строк с вашей подписью. Здесь стоит указать ваше имя, должность, название компании и контактную информацию для связи. Кроме этого, вы можете оставить ссылку на сайт вашей компании или другие каналы связи с вами.
Valeriia Yanovska
Partnership Manager
First Cambridge Centre
valeriia@example.com
+38 123 456 7890
Вот и все! Осталось несколько штрихов, которые помогут довести ваше письмо до идеала.
В первую очередь стоит убедиться, что вы не допустили ошибок в тексте. Поэтому советуем прочитать письмо вслух и убедиться, что оно является четким, понятным, вежливым и грамотным.
Исправьте все, что может вызвать недоразумение или восприниматься двусмысленно. Помните, что от первого контакта зависит все дальнейшее сотрудничество!
Полезные советы для написанию делового письма
В этом разделе рассмотрим несколько советов, которые помогут правильно написать деловое письмо на английском языке, даже если вы делаете это впервые!
Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)