Business meeting англійською від А до Я

Ділові зустрічі – невід’ємна частина роботи в команді та ведення будь-якого бізнесу в сучасному світі ⌚ Під час таких зустрічей приймаються важливі рішення, людей підвищують, наймають на роботу, звільняють, підписують угоди і так далі. Втім, якщо meeting організовано погано, він може перетворитися на марну трату часу та зусиль. 

Крім того, велика кількість зустрічей проводиться англійською. Іноді люди почуваються розгубленими та не впевненими навіть, якщо потрібно провести зустріч рідною мовою. Навіть якщо це не про вас, висловлювати свої думки та ідеї ефективно англійською чи вести збори цією мовою може бути важко навіть акулам бізнесу. 

Пропонуємо добірку корисних фраз та порад, що допоможуть з легкістю впоратися з проведенням та участю в business meeting і підтягнути бізнес англійську.

Початок зустрічі, знайомство

Привітайтеся з присутніми та представтеся, якщо ви не знайомі. Використовуйте наступні фрази:

• Good morning/afternoon, everyone — Доброго ранку/дня всім.
• If we are all here, let’s get started / start the meeting / start. / Let’s begin — Якщо ми всі тут, давайте почнемо.
• I’d like to welcome everyone — Вітаю вас усіх.
• Since everyone is here, let’s get started — Оскільки всі тут, почнемо.
• I’d like to thank everyone for coming today — Я хотів би подякувати всім, хто прийшов сьогодні.
• I’m (your name). I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people — Мене звуть (ім’я). Я намагатимуся не затягувати, оскільки знаю, що ви всі зайняті люди.

Для ефективного обговорення під час зустрічі чи наради важливо, присутні були добре знайомі один з одним. В ідеалі присутні мають назвати своє ім’я, посаду в компанії та причину, з якої вони присутні на зустрічі. Це допоможе ефективно  керувати будь-якими дискусіями під час зустрічі. Той, хто веде нараду, може попросити всіх представитись наступними способами:

• Please join me in welcoming (name of participant) — Давайте привітаємо (ім’я)
• We’re pleased to welcome (name of participant) — Нам приємно вітати (ім’я)
• I’d like to extend a warm welcome to (name of participant) — Мені надзвичайно приємно вітати (ім’я)
• It’s a pleasure to welcome (name of participant) — Приємно вітати (ім’я)
• I’d like to introduce (name of participant) — Я хотів би представити (ім’я)
• Let’s go around the table and introduce ourselves, (name) would you like to start? — Давайте представимося по колу. (Ім’я) ви не проти розпочати?
• Let’s introduce ourselves quickly – please state your name, job title and why you are here — Давайте представимось швидко – будь ласка, вкажіть своє ім’я, посаду та чому ви тут.

Порядок денний

Так само важливо розпочати нараду/зустріч/засідання з чіткого визначення порядку денного та ключових цілей зібрання. Цілі можна сформулювати за допомогою таких фраз:

• We’re here today to … — Ми сьогодні зібралися  тут, щоб…
• I’d like to make sure that we … — Я хотів би переконатися, що ми…
• Our main aim today is to … — Наша головна мета сьогодні – це…
• I’ve called this meeting in order to … — Я скликав це зібрання, щоб…
• Today I would like to outline our plans for… — Сьогодні я хотів би окреслити наші плани на ..

Якщо це зібрання пов’язане з попереднім, скажіть:

• To begin with I’d like to quickly go through the minutes of our last meeting — Для початку я хотів би швидко переглянути протокол нашої останньої зустрічі.
• First, let’s go over the report from the last meeting, which was held on (date) — По -перше, давайте розглянемо звіт з останнього зібрання, яке відбулося (дата)
• Here are the minutes from our last meeting, which was on (date) — Ось протокол з нашої останньої зустрічі, яка була (дата)

Далі переходьте до порядку денного. Використовуйте наступні вирази:

• Have you all received a copy of the agenda? — Ви всі отримали копію порядку денного?
• There are X items on the agenda. First … second … third … lastly … — На порядку денному — X питань. Перше… друге… третє… нарешті…
• Shall we take the points in this order? — Чи будемо обговорювати питання в такій послідовності? 
• If you don’t mind, I’d like to go in order today — Якщо ви не проти, я хотів би сьогодні піти по порядку.
• Let’s skip item A and move on to item D — Пропустимо пункт А і перейдемо до пункту D.
• I suggest we take item B last — Я пропоную обговорити пункт В останнім.
• The first item on the agenda that we need to discuss today is… — Перший пункт порядку денного, який ми повинні обговорити сьогодні, – це…
• Let’s look at the first item on the agenda — Давайте розглянемо перше питання порядку денного.
• First, let’s talk about… — Спочатку поговоримо про…
• Why don’t we start with… — Чому б нам не почати з…
• Let’s kick off with … — Почнемо з…
• Shall we start with … (name of participant). Would you like to introduce this item? — Почнемо з… (ім’я учасника). Ви хотіли б висловитися з цього питання?
• Let’s move onto the next item — Переходимо до наступного питання.
• We can now move on to… — Тепер ми можемо перейти до …
• We need to go on … — Нам потрібно продовжувати …
• The next item on our list is… — Наступне питання у нашому списку – це …
• Shall we continue? — Будемо продовжувати?
• Now that we’ve discussed X, let’s now … — Отже, ми обговорили X, давайте тепер …
• The next item on today’s agenda is… — Наступний пункт сьогоднішнього порядку денного …
• Now we come to the question of … — Тепер ми підходимо до питання…

Якщо потрібно передати слово наступному учаснику зібрання:

• I’d like to hand it over to (name of participant), who is going to lead the next point — Я хотів би передати слово (ім’я учасника), який відповідатиме на наступне питання.
• Next, (name of participant) is going to take us through … — Далі (ім’я учасника) розповість нам про…
• Now, I’d like to introduce (name of participant) who is going to … — Тепер я хотів би представити (ім’я учасника), який буде…

Коли зустріч підходить до кінця, зробіть огляд того, що потрібно зробити до наступної наради. Використовуйте такі фрази:

• (Name), can you have these action points finished by next week’s meeting? — (Ім’я), чи можна виконати ці завдання до зустрічі наступного тижня?
• Before the next meeting, I want (action point) completed so we can discuss the results — Я хотів би. щоб ці завдання були виконані до нашої наступної зустрічі, щоб ми могли обговорити результати.
• By the next meeting, we’ll have (action point) in progress — До нашої наступної зустрічі це завдання вже буде виконуватися.
• Before we close today’s meeting, let me just summarize the main points — Перш ніж завершити сьогоднішню зустріч, дозвольте мені коротко підсумувати основні моменти.
• Let me quickly go over today’s main points — Дозвольте мені швидко переглянути основні моменти сьогоднішнього зібрання.
• To sum up, … – Підводячи підсумок,…
• OK, why don’t we quickly summarize what we’ve done today — Добре, чому б нам не підвести короткий підсумок того, що ми сьогодні зробили.
• In brief, … — Коротше кажучи,…
• Shall I go over the main points? — Чи варто пройтися по основних пунктах?

Якщо вам потрібно призначити дату наступної зустрічі, скажіть:

• Can we set the date for the next meeting, please? — Чи можемо ми домовитися про дату наступної зустрічі, будь ласка?
• So, the next meeting will be on … (day), the . . . (date) of.. . (month) at … — Отже, наступна зустріч відбудеться… (день),. . . (дата) … (місяць) о…
• Let’s next meet on … (day), the . . . (date) of.. . (month) at … What about the following…? — Далі зустрінемось у… (день), о. . . (дата) … (місяць) о … Як щодо наступного…,?
• Friday? How is that? — П’ятниця? Як вам?

Подякувати присутнім можна наступним чином:

• I’d like to thank Marina and Oleksiy for coming over from Kyiv — Я хотів би подякувати Марині та Олексію за те, що вони приїхали з Києва.
• Thank you all for attending — Дякую всім за присутність.
• Thanks for your participation — Дякуємо за участь.

Загальновживаними фразами для завершення офіційної зустрічі є:

• I guess that will be all for today. Thanks for coming — Гадаю, на цьому все на сьогодні. Спасибі за увагу.
• Right, it looks as though we’ve covered the main items — Схоже, що ми розглянули всі основні питання.
• If there are no other comments, I’d like to wrap this meeting up — Якщо немає інших зауважень, я хотів би завершити цю зустріч.
• Let’s bring this to a close for today — Давайте завершувати на сьогодні.

Інші корисні фрази, якщо ви берете участь у зустрічі бізнес-формату

Активна участь у зустрічі передбачає, що вам доведеться ставити запитання та ввічливо переривати доповідача, якщо ви не розумієте, про що йдеться, або якщо з чимось згодні / незгодні, тощо.Якщо ви випадково хочете щось додати до сказаного, можете перервати доповідача  такими фразами:

• (Mister/Madam) chairman — (Пан/пані) головуючий.
• May I have a word? — Можна мені сказати слово?
• If I may, I think… — Якщо можна, я думаю…
• Excuse me for interrupting — Вибачте, що я перебиваю.
• May I come in here? — Чи можна мені?
• Sorry, but just to clarify… — Вибачте, але тільки для уточнення …
• Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again? — Вибачте, що я не зовсім почув, ви можете повторити?
• That’s an excellent point (person’s name), what about doing (action point) as well? — Це чудова ідея (ім’я людини), а як щодо (дії)?
• From our department’s perspective, it’s a little more complicated. Let me explain — З точки зору нашого департаменту, все дещо складніше. Дозвольте пояснити.

Існує багато різних способів задавати питання під час зустрічі. Наступні фрази підходять для того, щоб попросити когось повторити сказане:

• Can you repeat that please? — Чи можете ви це повторити, будь ласка?
• Can you run that by me one more time? — Чи можете ви повторити для мене, будь ласка?
• Can you repeat that in a simplified way? — Чи можете ви це повторити простішими словами?
• I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle? — Я не зовсім розумію, що ви маєте на увазі. Не могли б ви пояснити по-іншому?
• Could you explain to me how that is going to work? — Не могли б ви пояснити мені, як це буде працювати?
• Just to be clear, do you mean this..? — Просто щоб було зрозуміло, ви маєте на увазі це ..?
• I don’t quite follow you. What exactly do you mean? — Я не зовсім зрозумів вас. Що саме ви маєте на увазі?
• I’m afraid I don’t quite understand what your are getting at — Боюся, я не зовсім розумію, на що ви натякаєте.
• I don’t see what you mean. Could we have some more details, please? — Я не розумію, що ви маєте на увазі. Чи могли б ми отримати ще якісь деталі, будь ласка?

Для того, щоб відреагувати та пояснити що ви мали на увазі, використовуйте наступне:

• Let me spell out… — Дозвольте мені пояснити…
• Have I made that clear? — Я чітко пояснив?
• Do you see what I’m getting at? — Чи розумієте, що я маю на увазі?
• Let me put this another way… — Дозвольте мені пояснити це по -іншому…
• I’d just like to repeat that… — Повторюю, що…

Для того, щоб учасники зібрання не відхилялися від теми, а також щоб контролювати час, згодяться такі фрази:

• We’re running short of time — У нас залишилося обмаль часу. 
• Well, that seems to be all the time we have today — Здається, на сьогодні час вичерпано.
• Please be brief — Будь ласка, коротко.
• I’m afraid we’ve run out of time — Боюся, ми не маємо більше часу.
• I’m afraid that’s outside the scope of this meeting — Боюся, це не входить до порядку денного. 
• Let’s get back on track, why don’t we? — Чому б нам не повернутися до теми?
• That’s not really why we’re here today — Насправді це не те, через що ми сьогодні зібралися.
• Why don’t we return to the main focus of today’s meeting? — Чому б нам не повернутися до теми сьогоднішнього зібрання?
• We’ll have to leave that to another time — Давайте відкладемо це до іншого разу.
• We’re beginning to lose sight of the main point — Ми починаємо відхилятися від теми.
• Keep to the point, please — Будь ласка, по темі.
• I think we’d better leave that for another meeting — Нам краще відкласти це до іншої зустрічі.
• Are we ready to make a decision? — Ми готові прийняти рішення?

Корисні поради щодо організації зібрання

Дотримуйтеся чіткого порядку денного.У вас має бути перелік питань, які потрібно розглянути. Якщо список пунктів довгий, подумайте про пріоритетність та розбийте кожну тему на ключові питання.Також вкажіть скільки часу ви витратите на кожну тему, хто її презентуватиме , чи буде потрібно приймати якесь рішення.Не забудьте надіслати порядок денний за кілька днів до зібрання, щоб учасники мали час підготуватися.Перегляньте список запрошених. Коли ми зайняті, останнє, що нам потрібно – це запрошення на зустріч, на якій насправді не потрібно бути присутнім. Тож уважно обміркуйте, хто там повинен бути. Запрошуйте людей на зустріч, якщо:

• пункти порядку денного для них актуальні, і рішення певним чином вплинуть на цих людей;
• вони мають досвід, чи можуть зробити свій вагомий внесок;
• вони мають повноваження приймати необхідні рішення.

Ввічливо нагадуйте присутнім про необхідність не відхилятися від теми та від порядку денного. 

Заохочуйте присутніх до участі та будьте чуйними. Дайте кожному можливість висловитися та заохочуйте до участі тихих колег. Однак, не ставте нікого на місце. Також будьте чутливі до основних проблем та емоцій та допомагайте групі продуктивно вирішувати конфлікти.

Уточнюйте, перевіряйте та записуйте. Не думайте, що всі розуміють один одного, особливо коли мова зустрічі не є рідною мовою кожного. Вимагайте роз’яснень, узагальнюйте кожен раз, коли висловлюється якась точка зору, перевірте, чи учасники погоджуються з нею, та переконайтесь, що рішення прийнято. Попросіть когось записувати те, що обговорюється, і  завдання, які потрібно виконати, а також хто їх виконуватиме у протокол.

Закінчуйте зустріч вчасно. Зустрічі, які не закінчуються вчасно, можуть викликати почуття втоми, розчарування та напруження. Тож запевніть присутніх, що зустріч закінчиться вчасно, і встановіть таймер на телефоні, щоб він задзвонив приблизно за п’ять-десять хвилин до кінця. Використовуйте останні п’ять-десять хвилин, щоб підвести підсумки та довести зустріч до завершення.