☝ Реалії українського бізнесу активно змінювалась останні роки. З початком пандемії COVID-19 більшість компаній почали стрімко переходити в онлайн, звісно, це торкнулось і ділових комунікацій. І тепер, у 2022 році, вже нікого не здивуєш онлайн-зустрічами як всередині колективу, так і з міжнародними партнерами.
Саме тому сьогодні, як ніколи, актуально навчитись правильно комунікувати англійською і з колегами, і з партнерами під час мітингів. Для цього ми підготували must-have вирази для онлайн-зустрічей, розділивши їх відповідно до етапів.
Підготовка
Перш ніж мітинг розпочнеться, про нього домовляються й узгоджують всі необхідні деталі. Для того, аби зустріч з колегами чи партнерами була успішною, слід заздалегідь визначити тему обговорення, тривалість і дату події.
Аби зробити все вищеперелічене англійською, можете спробувати використати наступні фрази:
- Review or create your agenda for the meeting — Перегляньте або створіть свій план для наради.
- You can share your presentation before the meeting by email so everyone is prepared — Ви можете поділитися своєю презентацією перед зустріччю електронною поштою, щоб усі були готові.
- Think about how we can attract more sponsors and then we will discuss it at the meeting on Friday — Подумайте, як ми могли б залучити більше спонсорів і обговоримо це на зустрічі у пʼятницю.
- Would you be available for a meeting at 10 a.m. tomorrow? — Ви можете зустрітися завтра о 10 ранку?
Welcome-фрази
Авжеж, привітання з колегами з відділу, з якими ви спілкуєтесь щотижня, відрізняється від привітання з партнерами, представниками інших компаній чи навіть колегами, яких ви знаєте не дуже добре.
Тож, якщо вам доведеться спілкуватись з людиною чи групою людей вперше, слід вивчити кілька корисних виразів. Будьте готові привітатись і презентувати себе. Не потрібно розповідати свою біографію — достатньо вашого імені, посади або пояснення чим ви займаєтесь і яка ваша роль на зустрічі.
Крім цього, якщо ви керівник і маєте підлеглих, треба коротко представити їх або передати слово, аби вони зробили це самостійно.
Погляньмо яким чином це можна зробити англійською!
- Hi everyone, my name’s Sarah and I’m the director of SC England — Привіт усім, мене звати Сара і я директор SC England.
- Hello, my name’s John and I’m a junior analyst at KPMG — Привіт, мене звати Джон, і я молодший аналітик у компанії KPMG.
- Hello, I’m Andrew. My colleagues and I will be presenting our landscaping project today. I give them the floor so they can introduce themselves — Привіт, я Андрій. Ми разом з кoлегами сьогодні презентуємо наш проєкт з озеленення. Передаю їм слово, аби вони могли представитись.
Після вітання можете висловити свої позитивні очікування:
- I’m happy to join you today — Я радий, що приєднався до вас сьогодні.
- I’m thrilled to be a part of your group — Приємно бути частиною вашої групи.
- It’s a pleasure to meet you all today — Приємно зустрітись з вами сьогодні.
- I am sure that today we will solve all current issues — Я впевнений, що сьогодні ми обговоримо всі поточні питання.
Якщо ви ініціатор зустрічі, то обговоріть всі організаційні питання на початку. Наприклад, скажіть:
- If you have any questions during our discussion today, the easiest way to let me know is with the ‘raised hand’ reaction — Якщо у вас зʼявляться питання, найпростішим способом сповістити мене про це буде реакція “піднята рука”.
- And don’t hesitate to let others know if you agree or understand their point of view with the thumbs-up reaction — Не соромтесь сповіщати інших, якщо ви згодні та розумієте думки і бачення інших “пальцем вверх”.
- If you have any difficulties, you need to leave early or have a clarifying question, you can also share that in the chat — Якщо у вас виникли будь-які труднощі: вам потрібно піти раніше або ви маєте питання, ви також можете повідомити про це в чаті.
- Please, mute your microphone when you’re not speaking — Будь ласка, вимкніть мікрофон, коли ви не розмовляєте.
- Your colleagues and I will be happy to see your face, so turn on the webcams if it’s possible please — Ваші колеги і я будуть щасливі побачити вас, тому за можливості, увімкніть ваші камери, будь ласка.
Після того як всі організаційні питання були вирішені, а учасники представлені одне одному, можна розпочати зустріч однією з таких фраз:
- Is everybody ready to start? — Чи всі готові починати?
- Let’s get the meeting started — Розпочинаємо мітинг!
- Ok, let’s get started, shall we? — Окей, ми можемо починати?
- Ok, let’s kick off — Гаразд, почнемо.
- Are we good to go? Let’s get started with the annual report — Ми готові? Почнемо з річного звіту.
- Let's start! Jerry, tell us about the budget please — Розпочнемо! Джеррі, розкажи, будь ласка, нам про бюджет.
Технічні питання
Мітинги онлайн часто проходять із негараздами. У когось зникає інтернет, когось погано чутно, а хтось випадково забуває включити мікрофон. Однак, все це — абсолютно нормально.
Проте, нам, як учасникам таких зустрічей, треба знати декілька фраз, що допоможуть сповістити про різні технічні проблеми. Наприклад:
- I am having trouble hearing you — Я погано вас чую.
- I think I may have a problem with the connection — Я думаю, у мене можуть бути проблеми з підключенням.
- The screen is blank — Екран порожній.
- You’ll have to forgive the noise in the background — Вам доведеться пробачити шум на задньому плані.
- Please come back to me, I need to go on mute for a second — Будь ласка, поверніться до мене згодом, мені потрібно на секунду вимкнути звук.
- The screen is frozen / You’re frozen — Екран завмер / Ви замерли.
- The image and sound are out of sync — Зображення та звук не синхронізовані.
- You’re breaking up a little bit — Зв’язок з тобою трішки переривається.
- There’s a bit of an echo on the line — Трохи чутно ехо на лінії.
Не соромтесь говорити про те, що ви чогось не чуєте чи не розумієте. Можна, наприклад, зробити це наступним чином:
- Could you speak more slowly/louder, please — Чи не могли б ви говорити повільніше/голосніше, будь ласка.
- Could you explain that again? — Чи не могли б ви пояснити це ще раз?
- Could you repeat that last bit, please? — Можете повторити останню частину, будь ласка.
- I didn’t get that I am sorry could you say it again? — Я не зрозумів, вибачте, ви можете сказати це ще раз?
Вчимося коректно перебивати
Звісно, під час обговорення у вас можуть виникнути питання, або ви хочете доповнити чиюсь тезу власними думками. Для цього потрібно перервати людину, яка виступає, але як це зробити коректно?
Загалом, завдяки програмам типу Zoom чи Google Meets для відеоконференцій у нас є можливість написати в чат або “підняти руку”. Проте, іноді людина, яка щось розповідає, не може побачити ваше повідомлення чи реакцію, тому варто навчитись обережно переривати її виступ.
Тож, якщо у вас є питання чи доповнення, і для цього вам потрібно зупинити мовця, то використайте одну з наступних фраз.
- I’m so sorry to interrupt but I’d like to add to what you said before we move on — Вибачте, що перериваю, але я хотів би додати дещо до того, що ви сказали, перш ніж ми підемо далі.
- I apologize for interrupting but I’d like to clarify what you said — Я перепрошую за переривання, але я хотів би пояснити, що ви сказали.
- Sorry to interrupt but may I ask a quick question? — Вибачте, що перериваю, але чи можу я поставити коротке запитання?
- Just to clarify, are you saying that… — Просто для уточнення, ви кажете, що…
- Hold on a minute, please, just for a minute. We don’t seem to have discussed that in much detail — Зачекайте, будь ласка, на хвилинку. Здається, ми не обговорювали це детально.
- Could I interrupt you for a minute? — Можна перервати вас на хвилинку?
Якщо вас невчасно переривають і вам незручно зараз відповідати на питання людини — скажіть про це:
- One moment, please. I’d like to mention another thing before we move on — Будь ласка, хвилиночку. Я хотів би згадати ще одну річ, перш ніж ми підемо далі.
- Sorry, let me finish my thought and then you can go ahead — Вибачте, дозвольте мені закінчити свою думку, а потім ви зможете продовжити.
- Please wait a moment for… — Будь ласка, почекайте хвилинку…
Закінчення мітингу
Кінець зустрічі — традиційно час підбиття підсумків та розподілу обовʼязків чи нових задач між учасниками. Тож, вам стануть у пригоді такі вирази:
- In summary, we’re going to… — Підбиваючи підсумки, ми збираємося…
- This is what we’ve agreed on… — Ось про що ми домовилися…
- I think we can leave this matter open for today — Я думаю, ми можемо залишити це питання відкритим на сьогодні.
- I think this is a good time to end the discussion for today — Я думаю, це слушний час, щоб закінчити обговорення питання на сьогодні.
- We can pick this up again tomorrow/next week/on Wednesday — Ми можемо зібратись, щоб обговорити це знову завтра/наступного тижня/у середу.
І після того, як всі питання були вирішені, завдання розподілені, а всі, хто хотів — висловилися, час прощатись. Для цього скажіть:
- Thank everyone for their time — Дякую всім за приділений час.
- We got a lot done today. Thank you for your time and patience — Сьогодні ми багато зробили. Дякуємо за ваш час і терпіння.
- Thank you for joining today’s meeting and for being patient — Дякуємо за участь у сьогоднішній зустрічі та терпіння.
- I wish you all a great week/weekend. See you all next week! — Я бажаю вам усім чудового тижня/вихідних. До зустрічі наступного тижня!
- Have a great day! Goodbye — Гарного дня!
Сучасний бізнес гнучкий та адаптивний, тому онлайн-наради, конференції, презентації нікого не дивують. І якщо вас лякає перспектива говорити англійською на робочій зустрічі, то слід терміново це виправляти. Хорошим варіантом можуть стати курси ділової англійської, де ви можете обрати актуальний для вашої роботи напрям: навчитись вести перемовини, презентації, бізнес-зустрічі чи ділові комунікації загалом. Більше про навчальну програму можна дізнатися тут.
Сподіваємось, наш чек-лист з useful фразами та виразами допоможе вам впевнено спілкуватись на наступній онлайн-зустрічі!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)