Успішний мітинг — який він? Розповідаємо все про бізнес-зустрічі англійською

Бізнес-зустрічі — невіддільна частина роботи будь-якої компанії. Звісно, їх формальність, масштаб та важливість — складові варіативні, але вміння грамотно вести ділову комунікацію потрібне всюди ☝

Тож, сьогодні ми поговоримо про ділові мітинги англійською: які вони бувають та як провести їх з максимальною ефективністю.

Цей блог створений на основі вебінару експертів Першого Кембриджського центру Анастасії Полушиної та Анни Кучкової за підтримки “Дія.Бізнес”. Тож, якщо прагнете дізнатись більше та послухати поради від спікерів — перегляньте запис за посиланням.

А ми розпочинаємо!

Види зустрічей

Кожна зустріч у світі бізнесу має свою мету, адже ділові комунікації — це не про дружнє спілкування на цікаві теми, а про розв’язання чіткої задачі, пошуку компромісів та рішень. А тому зустрічі бувають різних типів.

Загалом, всі зустрічі можна поділити на офіційні/неофіційні, зовнішні/внутрішні.

• Офіційні — передбачають наявність певного протоколу, за яким проводитиметься зустріч.
• Неофіційні — неформальне спілкування з колегами та партнерами, що не передбачає обовʼязкової документації.
• Зовнішні — між представниками різних компаній або установ.
• Внутрішні — між колегами всередині однієї організації.

Ми зібрали назви різних видів зустрічей англійською, аби ви могли сформулювати куди збираєте колег або партнерів правильно.

Звісно, це не всі варіанти робочих зустрічей. Наприклад, американська компанія Lucid Meetings, що працює для покращення ділових комунікацій, нарахувала всього 16 типів мітингів та різного роду зустрічей. На цій схемі ви можете побачити більше про них та дізнатися на які категорії їх можна поділити.

Проте, найголовнішим для ефективної зустрічі є не те, як ви її назвете, а яке питання розглядатимете та як будуватимете комунікацію зі співробітниками або партнерами.

Чек-лист ідеального мітингу

Важливих правил для такого роду зустрічей небагато, однак зайвий раз повторити їх та віднайти серед них щось нове — нікому не завадить.

У професійному середовищі, де люди цінують та поважають час одне одного, чітко сформульована мета зустрічі — must-have. Ваші колеги чи партнери мають заздалегідь дізнатись про те, чого саме ви очікуєте в результаті мітингу чи перемовин. Наприклад:

• розвʼязання проблеми,
• ухвалення рішень,
• ознайомлення зі змінами в компанії чи будь-якою новою інформацією щодо робочих проєктів.

Ваша команда та англійська

З чого розпочати?

Тож, щоб конкретизувати кінцеву мету для запрошених на зустріч, зазначте її в invitation letter листі-запрошенні за допомогою таких фраз:

• I as the head of the IT department will introduce you to the new software at our meeting, which will help us work more efficiently — Я, як керівник ІТ-департаменту, ознайомлю вас на нашій зустрічі з новим програмним забезпеченням, яке допоможе нам працювати ефективніше.
• I’m the communications manager of LTs Anna. I invite you to a meeting to agree on the terms of execution of works according to your order — Я менеджер з комунікацій компанії LTs Анна. Запрошую на зустріч для узгодження термінів виконання робіт згідно з вашим замовленням.

Непоганим варіантом також стане озвучення вашої мети безпосередньо на мітингу:

Для того, щоб окреслити мету скажіть:

• To solve the questions that you had at the initial stage of working with this project — розвʼязати питання, які виникли у вас на початковому етапі роботи з цим проєктом…
• To make a decision on entering a new market — ухвалити рішення щодо виходу на новий ринок.
• To meet new employees — познайомитись з новими співробітниками.

Важливим аспектом у процесі спілкування, що допомагає досягнути результату на зустрічі, є залученість усіх учасників у процес. Це дійсно складне завдання, що постає перед організатором та менеджером зустрічі, перемовин, конференції.

Перш за все, варто враховувати специфіку обговорення та залучати до нього лише необхідних співробітників. Це допоможе уникнути тих ситуацій, коли спікера не слухають, а в обговорення не включаються. Крім того, співробітники, які перевірятимуть пошту або займатимуться своїми справами на зустрічі, точно гальмуватимуть весь процес.

Тому, переконайтесь, що ви збираєте компетентних співробітників для розв’язання певної задачі. А якщо організатор не ви — не соромтесь уточнити яка саме роль відведена вам на цьому мітингу.

Для того, щоб запитати про це — напишіть/скажіть організатору:

Однак, якщо безпосередньо під час зустрічі колеги відволікаються на інші задачі та процеси, обговорюють питання, які не стосуються теми зустрічі, варто обережно наголосити про важливість залученості. Наприклад, скажіть:

• We are getting out of topic. Can we return to…? — Ми відхилились від теми. Чи можемо ми повернутися до…?
• Can we go back to our subject, please? — Чи можемо ми повернутися до нашої теми, будь ласка?
• I’m afraid we are running out of time, so could we go back to…? — Боюся, у нас закінчується час, тож чи могли б ми повернутися до…?
• We can continue talking about this later. Now, let’s go back to our previous subject — Ми можемо продовжити розмову про це пізніше. А тепер повернемося до нашої попередньої теми.
• Colleagues, please postpone all your business for half an hour. We have to solve urgent issues and return to our business — Колеги, будь ласка, відкладіть усі ваші справи на пів години. Треба розв’язувати нагальні питання і повернутися до своїх справ.
• Let’s solve all our problems! I understand that everyone has a lot to do, so let’s start right now — Нумо розв’язувати наші проблеми! Розумію, що у всіх багато справ, тому розпочнемо просто зараз.

Запорука результативного спілкування з ким завгодно — polite communication. ввічливе спілкування Тож, памʼятайте про це, і підкресліть тоном та форматом ваших фраз.

Зокрема, використовуйте ввічливі слова “please”, “sorry” та конструкції “could you”, “would you”, “possibly”, “if you can”, “I’d appreciate”, “it would be great”, “would it be a problem”.

Також, ось кілька фраз, що можуть допомогти у різних робочих ситуаціях:

Підбиття підсумків — дуже важливий етап, адже завжди варто памʼятати, що всі можуть помилятись, плутати або упускати щось важливе. Для цього у фіналі краще закріпити результат письмово, в електронному форматі, договором або іншим зручним для вас та оточення способом.

Ця проста дія здатна запобігти непорозумінням у колективі або з партнерами. Ось кілька фраз для цього:

Онлайн-мітинг: особливості та поради

Зустрічі онлайн в нашому житті зʼявились відносно нещодавно, але вже стали звичним форматом спілкування, який допомагає запобігати появі труднощів при плануванні мітингу. Зокрема:

Однак, перехід в онлайн-формат створив не лише переваги, а й нові правила етикету під час дистанційного спілкування.

Відтак, наприклад, вважається моветоном сидіти з вимкненою камерою без вагомих причин. Попросити колег увімкнути камеру можна фразою:

• Dear colleagues, I suggest turning on the cameras, so that we can see each other and communicate more effectively — Любі колеги, пропоную увімкнути камери, аби ми мали змогу бачити одне одного та комунікувати ефективніше.
• I think everyone would be better off if we turned on the cameras and showed our faces — Мені здається, що всім було б краще, якщо ми увімкнемо камери та покажемо свої обличчя.

Крім того, важливо реагувати та демонструвати, що ви чуєте та розумієте спікера. Це можна зробити за допомогою:

Реакція “піднята рука” допоможе привернути до себе увагу спікера, який, своєю чергою, дасть вам можливість озвучити питання або уточнення. Тож, обовʼязково користуйтесь цією функцією, аби полегшити життя собі та оточенню.

Також намагайтесь не ігнорувати питання та виказувати свою думку з питань вашим колегам, адже якщо ви запрошені на зустріч-обговорення — точно маєте долучитись до обговорення, хоча б у межах вашої компетенції.

Обовʼязково фіналізуйте свої онлайн-зустрічі — це легкий спосіб уникнути непорозумінь. Особливо, враховуючи, що всі платформи для відеоконференцій мають прості та зручні інструменти для цього. Зокрема, чат, куди можна записати найважливіше з зустрічі, а потім розписати детально в follow-up листі.

Хорошим варіантом для підбиття підсумків у фіналі зустрічі стане озвучування учасниками їхніх нових задач або оновлень по задачах, що вже в роботі. Так, наприклад, ви можете попросити всіх колег по черзі озвучити свої наступні дії:

Так, ви зможете почути, що хтось неправильно зрозумів свою задачу або щось переплутав, а отже — і виправити колегу, допомогти йому розібратись або внести більше конкретики.

Як поскаржитись англійською: принцип сендвіча та корисні фрази

Дізнатись

Отож, ми розглянули кілька важливих правил проведення бізнес-зустрічей та поповнили свій словниковий запас корисними англійськими фразами. Проте, аби почуватись впевнено на мітингу будь-якого рівня формальності та важливості, краще посилено та регулярно займатись англійською. Така можливість є в Першому Кембриджському центрі, де ми викладаємо бізнес-англійську.

Ви можете обрати необхідний для себе напрям: перемовини, бізнес-зустрічі, ділова комунікація або презентації, та розпочати навчання просто зараз!