Business letter або діловий лист — це формальний документ, який використовується для офіційного спілкування між компаніями або між організацією та окремою особою. Його особливостями є формальний стиль та конкретна структура.
Коли співпраця з міжнародними партнерами стає не просто бажаною, а необхідною, вміння писати ділові листи англійською мовою стає надзвичайно важливим.
Створення такого тексту може здаватися складним завданням навіть, коли потрібно послуговуватись українською мовою. Що говорити про іноземну?!
Проте ми підготували чітку структуру та поради, що однозначно сприятимуть успішній комунікації з колегами, кар’єрному розвитку для вас і процвітанню — для компанії.
Структура ділового листа
Діловий лист — ефективний спосіб комунікувати з колегами, партнерами та представниками будь-яких компаній.
Ця форма спілкування має свої переваги, зокрема, чітку та зрозумілу структуру, а також можливість закріпити будь-яку домовленість у зручному варіанті й повертатись до неї у випадку необхідності.
Перш ніж почати писати, встановіть або дізнайтесь мету листа. Ви робите запит, надаєте інформацію чи відповідаєте на попереднє повідомлення?
Розуміння мети допоможе вам залишатися зосередженим і лаконічним.
Будьте уважні: залежно від вашої кінцевої мети, наповнення ділового листа може змінюватися. Наприклад, якщо ви пишете лист-запит, то вам потрібно детально описати причину та очікування. Якщо це лист-відповідь — важливо звернутися до змісту попередньої кореспонденції.
Також зміст може варіюватися залежно від рівня формальності та стосунків з отримувачем. Відповідно, листи-подяки та листи-запрошення можуть мати різні акценти та формулювання, адаптовані під конкретні обставини та аудиторію.
Однак, структура листа залишається незмінною та містить 5 основних пунктів.
Розгляньмо їх детальніше!
Привітання
Розпочати варто з привітання, що у діловому листуванні має бути формальним. Ось кілька порад щодо вітань!
- Використовуйте Dear перед ім’ям отримувача.
- Якщо ви знаєте ім’я, використовуйте його з відповідним титулом — Mr., Ms., Dr.
Для чоловіків завжди використовується Mr, незалежно від віку чи сімейного статусу.
- Mrs — місис — це ввічливе звертання до заміжніх жінок.
- Miss — міс — використовується для незаміжніх дівчат та жінок.
- Ms — міс — якщо невідомо чи одружена жінка, завжди додаємо прізвище.
Якщо ж ім’я вам невідоме — можна використати загальне Dear Sir/Madam.
Dear Mr. Smith,
Шановний пане Сміт,
Вступна частина
У вступному абзаці коротко представте себе, та чітко зазначте причину написання листа. Це допоможе отримувачу одразу зрозуміти контекст і суть вашого звернення.
My name is Valeria Yanovska, Partnerships Manager at the First Cambridge Centre. I am writing to discuss a potential collaboration between our companies.
Мене звати Валерія Яновська, менеджер з питань партнерства Першого Кембриджського центру. Я пишу Вам, щоб обговорити потенційну співпрацю між нашими компаніями.
Якщо це не перша комунікація — можна розпочати з приємного вітання та згадки про попередній контакт. Це допоможе створити дружню атмосферу та забезпечить плавний перехід до основної теми листа.
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well. I am pleased to continue our previous conversation regarding the potential collaboration between our companies. Your interest in our proposal is encouraging, and I am confident that our cooperation will be mutually beneficial.
Шановний пане Сміт,
Сподіваюся, у вас все добре. Я рада продовжити нашу попередню розмову щодо потенційної співпраці між нашими компаніями. Ваша зацікавленість пропозицією є обнадійливою, і я впевнена, що наша колаборація буде взаємовигідною.
Основна частина
Зміст листа має бути ясним і впорядкованим. Розділіть його на кілька абзаців, кожен з яких містить окрему думку або питання. Використовуйте зрозумілі речення та уникайте зайвих деталей.
Важливо: кожна нова ідея або пункт повинні бути описані в окремих абзацах.
Our educational centre specialises in providing high-quality educational services and is always open to new opportunities and partnerships that will contribute to mutual development.
We are confident that cooperation with your company can become a successful and mutually beneficial project.
We offer a partnership in which First Cambridge Centre will provide corporate English language training for your employees.
Our individual programmes are designed to meet the specific needs of large companies. Classes can be held 2 or 3 times a week, both online and offline, with bonuses such as free testing and a free trial lesson. All participants will receive certificates at the end of the course.
Qualified teachers will work closely with your team to improve language skills, focusing on relevant vocabulary, business communication and cultural nuances needed to interact effectively in an international business environment.
Натисніть тут, Наш освітній центр спеціалізується на наданні високоякісних освітніх послуг і завжди відкритий до нових можливостей та партнерств, які сприятимуть взаємному розвитку. Ми впевнені, що співпраця з вашою компанією може стати успішним і взаємовигідним проєктом. Пропонуємо партнерство, в рамках якого Перший Кембриджський Центр буде залучений до проведення корпоративного навчання англійської мови для ваших співробітників. Наші індивідуальні програми розроблені з урахуванням специфічних потреб великих компаній. Заняття можуть проходити 2 або 3 рази на тиждень як онлайн, так і офлайн, з бонусами у вигляді безкоштовного тестування і безкоштовного пробного уроку. В кінці курсу всі учасники отримають сертифікати. Кваліфіковані педагоги тісно співпрацюватимуть з вашою командою для покращення мовних навичок, зосереджуючись на актуальній лексиці, діловому спілкуванні та культурних нюансах, необхідних для ефективної взаємодії в міжнародному бізнес-середовищі. щоб прочитати переклад!
Висновок
У кінцевому абзаці коротко підсумуйте основну ідею вашого листа й обовʼязково додайте call to action. Тобто зазначте яких дій ви очікуєте від отримувача та подякуйте за увагу до вашої пропозиції.
We are confident that classes with our experienced teachers will significantly improve the skills of your team and contribute to the overall success of the company.
We look forward to discussing the details of potential cooperation as soon as possible.
Ми впевнені, що заняття з нашими досвідченими викладачами значно підвищать кваліфікацію вашої команди та сприятимуть загальному успіху компанії.
Будемо вдячні за відповідь і готові обговорити деталі потенційної співпраці у найкоротший термін.
Зверніть увагу, що прощатись у ділових листах варто за допомогою формальних виразів. Наприклад:
- Sincerely,
- Kind regards,
- Stay in touch,
- Best regards,
- Faithfully yours,
- Best wishes.
Thank you for your time and consideration.
Kind regards
Дякуємо за ваш час та увагу.
З повагою
Завершення листа: підпис та контактні дані
Обовʼязково в кінці листа додайте кілька рядків з вашим підписом. Тут варто вказати ваше ім’я, посаду, назву компанії та контактну інформацію. Крім цього, ви можете залишити посилання на сайт вашої компанії або інші канали звʼязку з вами.
Valeriia Yanovska
Partnership Manager First Cambridge Centre
valeriia@example.com
+38 123 456 7890
Ось і все! Залишилось кілька штрихів, що допоможуть довести ваш лист до ідеалу.
В першу чергу варто пересвідчитись, що ви не припустились помилок в тексті. Тож радимо прочитати лист вголос і переконатись, що він є чітким, зрозумілим, ввічливим та грамотним.
Виправте все, що може викликати непорозуміння або сприйматись двозначно. Памʼятайте, що від першого контакту залежить уся подальша співпраця!
Корисні поради для написання ділового листа
У цьому розділі розглянемо декілька порад, що допоможуть написати діловий лист англійською правильно, навіть якщо ви робите це вперше!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)